ビジネスメールやレポート、論文で「まとめる」という表現を使う場面は多くありますが、そのまま使うとカジュアルすぎたり、内容が曖昧に感じられることがあります。本記事では「まとめる」を中心に、ビジネスメールでの言い換え表現や、レポート・論文での適切な表現方法を詳しく解説します。文章の精度を上げ、相手に伝わりやすくするための工夫を学びましょう。
1. 「まとめる」がビジネスメールで与える印象とは
「まとめる」は日常的に使いやすい言葉ですが、ビジネスメールでは注意が必要です。
1-1. 口語的でカジュアルな印象になりやすい
「資料をまとめました」「情報をまとめます」と書くと、簡潔で分かりやすい反面、ややカジュアルな印象を与えます。社外の取引先や上司に使う場合は、より丁寧で具体的な表現に言い換えるのが望ましいです。
1-2. 具体性が不足すると抽象的に見える
「まとめる」だけでは、何をどのように整理したのかが曖昧になります。情報の種類や手順を明示することで、相手に安心感を与えられます。
1-3. レポート・論文では客観性を損なう場合がある
論文やレポートでは「まとめる」という表現は主観的に聞こえることがあります。「本稿では〜を整理する」「結果を総括する」など、より客観的で論理的な表現が推奨されます。
2. ビジネスメールで使える「まとめる」の言い換え表現
2-1. 丁寧さを重視した言い換え
・整理いたしました
・取りまとめました
・ご確認用に整えております
これらの表現は、メール本文で受け手に丁寧さを伝えつつ、明確な行動を示すことができます。
2-2. 進捗や段階を示す言い換え
・内容を整理し、共有いたします
・資料を統合して報告いたします
・情報を分類し、まとめております
進行状況や段階を示すことで、業務の透明性を高める効果があります。
2-3. 相手への配慮を示す言い換え
・ご確認のために整理させていただきました
・わかりやすく取りまとめております
・必要に応じて補足情報も併せて整理しております
「まとめる」を単に行動として示すのではなく、相手の利便性を意識した表現にすると好印象です。
3. レポート・論文での「まとめる」の言い換え表現
3-1. 論理的な整理を示す表現
・本稿では〜を整理する
・データを分析・総括する
・結果を概観する
論文やレポートでは、主観的に聞こえる「まとめる」を避け、客観性を意識した表現が重要です。
3-2. 結論や要点を示す表現
・結論として整理する
・要点を抽出する
・主要なポイントを統合する
研究結果や調査内容をまとめる際に、読み手に明確な理解を提供できます。
3-3. 論理的な流れを示す表現
・各項目を比較・整理する
・段階的に内容をまとめる
・データを体系化して提示する
レポートや論文では、整理の方法やプロセスを明確にすることで、説得力を高められます。
4. 「まとめる」の敬語表現と正しい使い方
4-1. 謙譲語での表現
・資料を取りまとめさせていただきました
・内容を整理させていただきました
・情報を整理してご報告申し上げます
自分の行動を低く表現することで、自然な敬語になります。
4-2. 尊敬語としての表現
・ご意見をまとめていただきありがとうございます
・ご判断を整理のうえでご対応ください
相手の行動や判断を立てる表現として、メールで有効です。
4-3. 進行状況を報告する場合の表現
・現在、資料を整理しております
・必要な情報を取りまとめております
・段階的にまとめさせていただいております
状況報告として自然で、誠意を伝えることができます。
5. 「まとめる」を使った文章の改善例
5-1. NG例
・資料をまとめました
・結果をまとめます
5-2. 改善例
・資料を整理し、共有いたしました
・結果を総括し、報告申し上げます
文章の丁寧さや信頼感が向上します。
6. 「まとめる」を使わずに文章を具体化するコツ
6-1. 行動内容を明示する
・単に「まとめる」と書くのではなく、どの情報をどのように整理したのかを明確にします。
例：関連資料を分類し、必要に応じて概要を作成しました。
6-2. 段階や方法を示す
・情報を分類したうえで、要点を抽出して報告する
・各項目を整理し、優先度に沿って提示する
6-3. 敬語で誠意を表す
・資料を整理してご確認いただけますようお願い申し上げます
・段階的にまとめさせていただきます
敬語を組み合わせることで、相手に配慮した文章となります。
7. ビジネスメールでの「まとめる」使用例
7-1. 社内向け
・関連資料を整理し、チーム内で共有いたしました
・進捗状況をまとめて報告いたします
7-2. 社外向け
・資料を整理し、ご確認用としてお送りいたします
・結果を総括し、報告申し上げます
7-3. 会議やプロジェクト報告
・議事内容を整理し、次回会議までにまとめさせていただきます
・各項目を整理したうえで、改善案を提示いたします
8. 「まとめる」の言い換え早見表
8-1. ビジネスメール向け
・整理する
・取りまとめる
・統合する
8-2. レポート・論文向け
・総括する
・要点を抽出する
・体系化する
8-3. 敬語表現
・整理させていただきます
・取りまとめさせていただきます
・ご確認のうえご対応ください
9. まとめ 「まとめる」の言い換えで文章を丁寧にする
「まとめる」は便利な言葉ですが、ビジネスメールやレポート・論文では抽象的に感じられることがあります。言い換えや敬語表現を適切に使うことで、誤解を避け、丁寧で信頼感のある文章を作成できます。状況や相手に応じた表現を身につけることで、文章力を高め、より効果的に情報を伝えられるようになります。
