就活では、面接や選考結果の連絡が電話で行われることがあります。その際、電話に出られなかった場合の折り返し対応が重要です。正しい電話対応を心がけることで、採用担当者に良い印象を与えることができます。
本記事では、就活で役立つ電話の折り返しマナーや例文を詳しく解説します。
1. 電話の折り返しが重要な理由
1-1. 折り返し対応が評価されるポイント
折り返しの電話は、応募者の「丁寧さ」や「ビジネスマナー」を示す機会です。迅速かつ適切に対応することで、「時間を守る」「礼儀正しい」といった好印象を与えることができます。
1-2. 遅れた場合の対応が印象を左右
万が一、折り返しが遅れた場合も謝罪を添えることで、誠実さをアピールできます。「遅れましたが対応しようとする姿勢」が見られるため、必ず連絡するようにしましょう。
2. 電話折り返しの基本マナー
2-1. 折り返しのタイミング
電話を見逃した際は、できるだけ早く折り返しましょう。基本的には1時間以内が目安です。どうしても対応が難しい場合は、当日中に連絡するのがマナーです。
2-2. 話すべき内容を準備する
折り返しの際は、伝えるべき内容を事前に整理しておくことが重要です。以下の内容を準備しておきましょう。
- 自分の名前と大学名
- 不在着信の時間や相手の名前（わかる場合）
- 要件を簡潔に伝える
3. 電話折り返しの例文
3-1. 面接担当者への折り返し例文
「お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。本日◯時頃にお電話をいただきました件で、折り返しお電話させていただきました。担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」
3-2. 採用担当者が不在の場合
「◯◯大学の◯◯と申します。先ほど◯◯様からお電話を頂きましたが、ご不在とのことですので、改めてお時間を見つけてご連絡させていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。」
3-3. 折り返しが遅れた場合の例文
「お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。本日お電話を頂いていたのですが、折り返しが遅くなり申し訳ございません。今お時間よろしいでしょうか？」
4. 折り返し電話で注意すべきポイント
4-1. 焦らず落ち着いて話す
折り返しの際は緊張してしまうこともありますが、落ち着いて話すことが大切です。慌てずゆっくりと、聞き取りやすい声で話すことを意識しましょう。
4-2. メモを取りながら対応
採用担当者から伝えられる内容は、メモを取りながらしっかり確認しましょう。特に面接日時や場所の連絡がある場合は、漏れのないよう注意が必要です。
4-3. 言葉遣いに注意
「もしもし」ではなく、「お世話になっております」「◯◯大学の◯◯と申します」など、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。電話でもビジネスマナーを守ることが求められます。
5. まとめ
電話の折り返し対応は、就活における重要なマナーの一つです。迅速かつ丁寧に対応することで、面接官や採用担当者に好印象を与えることができます。正しいマナーを身につけ、就活を有利に進めましょう。
