「趣意書」とは、何かの提案や事業、計画についてその意図や目的を説明するための文書です。日常生活ではあまり耳にしない言葉ですが、ビジネスや行政など、さまざまな場面で使用されます。本記事では、趣意書の意味や目的、書き方について詳しく解説します。
1. 趣意書とは？基本的な意味
1.1. 趣意書の定義
趣意書とは、特定の活動や計画、プロジェクトに対する意図や目的を明示する文書のことです。目的は、計画や活動の目的を関係者に伝え、理解してもらうことです。一般的には、企業や団体、行政機関などで使われる文書であり、何かの提案や依頼を行う際に必要となることが多いです。
趣意書には、活動や計画を開始するにあたっての背景、目的、実施方法、期待される成果などが記載され、特に提案や新しい取り組みの説明が求められる場面で活用されます。
1.2. 趣意書が必要となる場面
趣意書は、以下のような場面でよく使用されます：
新しいプロジェクトや事業を立ち上げる際
行政機関に対して提案を行う際
企業間で協力を求める際
学術的な研究やイベントの計画段階で
これらの場面で趣意書を作成することにより、計画の正当性や意義を示すことができ、関係者の理解と協力を得やすくなります。
2. 趣意書の目的と重要性
2.1. 趣意書の目的
趣意書の主な目的は、計画や活動の意図や背景を関係者に伝えることです。特に、以下の目的が挙げられます：
計画の説明: 企画内容がどのような背景で進められるのか、その必要性を伝える
目標の明確化: 実施するプロジェクトの具体的な目的や期待される成果を明確にする
協力の依頼: 他の団体や個人に対して協力を求めるためにその目的や意義を説明する
合意形成: 関係者との認識の一致を図り、協力体制を整える
趣意書は、相手に対して納得感を与えるために不可欠な文書であり、その内容が不十分だと、計画自体の実現可能性に疑問を抱かれることになります。
2.2. 趣意書の重要性
趣意書の重要性は、計画の成功に直結します。具体的には以下の点が挙げられます：
理解を促進: 関係者に計画の意図を正確に伝え、誤解を避けることができる
合意を得る: 趣意書によって、計画に対する合意を得ることが容易になる
信頼性を高める: しっかりとした趣意書を作成することで、計画の信頼性が高まり、実行に移す際の障害が少なくなる
特に組織間の調整が必要な場合や、関係者に対する説明が求められる場合、趣意書は非常に重要な役割を果たします。
3. 趣意書の書き方
3.1. 趣意書の基本構成
趣意書は、基本的に以下の項目で構成されます：
表題: 趣意書のタイトルや事業名を記載します。
目的: 趣意書を作成する目的やその背景を簡潔に説明します。
内容: 提案する内容や計画の詳細を記載します。具体的な方法や方針、実施時期などを盛り込みます。
期待される成果: 実施後に得られる結果や効果について記述します。
費用や予算: 必要な予算やリソースについての詳細を記載することもあります。
趣意書は、関係者にとってわかりやすい内容にすることが重要です。長々と説明するのではなく、簡潔で論理的に構成することが求められます。
3.2. 趣意書を書く際のポイント
趣意書を作成する際のポイントは以下の通りです：
明確にする目的: まずは、趣意書の目的を明確にし、読者にその意図を伝えます。
簡潔でわかりやすく: 内容は簡潔に、かつ、専門用語などはなるべく避けて、誰でも理解できるようにします。
具体性を持たせる: 提案内容は具体的に示し、実行可能性を感じさせる内容にします。抽象的な表現は避けるようにしましょう。
数値的なデータを活用: 予算や成果など、できるだけ数値を使って説得力を増します。
特に、関係者が納得しやすいように、論理的で整然とした構成を心がけましょう。
4. 趣意書と提案書との違い
4.1. 提案書との違い
趣意書と提案書は似ている点も多いですが、いくつかの違いがあります。
目的の違い: 趣意書は、計画の背景や意図を説明し、理解を得ることを目的としています。一方、提案書は、実行に移すための具体的な手順や方法を提案する文書です。
詳細度の違い: 趣意書は比較的簡潔で概要的な内容が多いのに対して、提案書は具体的な実行計画や予算、スケジュールなどが含まれることが一般的です。
趣意書は、提案書の前段階であることが多く、計画や提案を具体的に進めるための合意を得るために使われます。
4.2. 提案書との使い分け
趣意書は主に「計画の理解を得るため」に使われ、提案書は「計画を実行に移すため」に使います。両者は密接に関連していますが、使用のタイミングが異なるため、状況に応じて使い分けることが重要です。
5. 趣意書を作成する際の注意点
5.1. 対象読者を意識する
趣意書を作成する際は、対象となる読者を意識することが大切です。例えば、上司に提出する場合と、取引先に提出する場合では、内容やトーンを変える必要があります。読者にとって納得しやすい形で内容を構成することが重要です。
5.2. 正確な情報提供
趣意書には誤った情報を記載することは許されません。特に予算やスケジュールなどの具体的な数字に関しては、正確さが求められます。仮に誤りがあった場合、信頼性を失い、計画自体の進行に支障をきたす可能性があります。
まとめ：
趣意書は、計画や事業に対する理解と協力を得るために欠かせない文書です。適切に作成することで、関係者からの支持を得やすくなり、プロジェクトを円滑に進めるための基盤を作ることができます。目的や意図が明確で、具体的な提案を盛り込んだ趣意書を作成することが重要です。
