「手間がかかる」という表現は、日常会話では理解しやすい言葉ですが、ビジネスメールではやや直接的で相手に負担を想像させる表現となることがあります。一方、「手間がかからない」と伝える場合も、敬語や適切な言い換えで柔らかく伝えることが重要です。本記事では、「手間がかかる」「ビジネスメール」「言い換え」「手間がかからない」「敬語」を意識し、状況別に適切な表現や例文を詳しく解説します。
1. 「手間がかかる」の意味とビジネスメールでの課題
「手間がかかる」とは、作業や手続きに時間や労力が必要であることを指します。日常会話では分かりやすい表現ですが、ビジネスメールでは相手に負担を連想させ、やや失礼に響くことがあります。
1-1. 「手間がかかる」の基本的な意味
・作業に多くの時間や労力が必要
・複雑な手続きや準備が求められる
・効率性が低い場合にも使われる
例文
この作業は少々手間がかかりますので、時間に余裕を持って対応してください。
1-2. ビジネスメールでの課題
直接「手間がかかる」と書くと、相手に負担や不快感を与えることがあります。特に取引先や上司へのメールでは、柔らかく丁寧な表現への言い換えが必要です。
悪い例
この手続きは手間がかかります。
→ 良い例は「少しお手数をおかけいたしますが」や「お時間を要する場合がございます」が適切です。
2. 「手間がかかる」のビジネスメールでの言い換え
2-1. 丁寧に柔らかく伝える表現
・お手数をおかけする
・ご負担をおかけする
・少々お時間をいただく
・ご対応にお時間を要する
例文
ご対応にお時間を要する場合がございますが、何卒よろしくお願いいたします。
少々お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
2-2. 業務上の効率を強調する表現
・手順が複雑でございます
・確認作業に時間を要します
・作業に時間を要する場合がございます
例文
手順が複雑でございますので、事前にご確認いただけますと幸いです。
作業に時間を要する場合がございますが、何卒ご了承ください。
2-3. カジュアルな社内向け表現
・時間がかかる
・作業量が多い
・準備に手間がかかる
例文
この資料作成は少し時間がかかりますので、余裕を持って進めましょう。
準備に手間がかかる作業ですが、協力をお願いします。
3. 「手間がかからない」の敬語表現
3-1. 基本的な言い換え
・お手軽に
・ご負担なく
・簡単に対応いただける
・効率的に実施できる
例文
この方法ですと、ご負担なくご対応いただけます。
作業はお手軽に進めていただけますので、安心してお試しください。
3-2. 社外や目上の相手への敬語表現
・お手間をおかけせずに対応いただけます
・ご負担を最小限にしてご利用いただけます
・簡便にご対応いただけます
例文
こちらの手順であれば、お手間をおかけせずに対応いただけます。
ご負担を最小限にしてご利用いただけますので、ぜひご活用ください。
3-3. 柔らかく丁寧に伝える表現
・ご負担なく進めていただけます
・簡単にお手続きいただけます
・無理なく対応いただけます
例文
本システムは、ご負担なく進めていただけます。
手続きは簡単にお手続きいただけますので、安心してご利用ください。
4. 「手間がかかる」のレポートでの言い換え
レポートでは、主観的な「手間がかかる」を避け、客観的かつ業務的な表現を用いることが推奨されます。
4-1. 作業量や時間を表現する場合
・作業に時間を要する
・手順が多い
・準備が複雑である
・工程が煩雑である
例文
本手順は工程が煩雑であるため、十分な準備が必要である。
資料作成には作業に時間を要することが確認された。
4-2. 効率性や負担を示す場合
・効率的な手法を検討する
・負担を軽減できる方法を提案する
・作業負荷を分析する
例文
作業負荷を分析した結果、効率的な手法の導入が望ましいと考えられる。
手順の複雑さを踏まえ、負担を軽減する方法を提案する。
5. 「手間がかかる」の論文での言い換え
論文では、客観性を重視し、曖昧な「手間がかかる」を避ける必要があります。
5-1. 客観的・学術的な表現
・作業時間を要する
・手順が多岐にわたる
・処理工程が複雑である
・操作が煩雑である
例文
実験手順は多岐にわたり、作業時間を要した。
データ処理工程は複雑であり、効率化の余地がある。
5-2. 効率化や負担軽減を示す表現
・作業効率を評価する
・手順簡略化の必要性を指摘する
・負荷軽減策を検討する
例文
各工程における作業効率を評価し、負荷軽減策を検討した。
複雑な手順について、簡略化の可能性を指摘する。
6. 「手間がかかる・かからない」の文章表現で注意すべきポイント
6-1. 主観表現を避ける
悪い例
この作業は手間がかかります。
良い例
ご対応にお時間を要する場合がございます。
作業負荷を軽減できる方法を検討しております。
6-2. 読み手に応じた表現選び
・社内 → 時間がかかる、作業量が多い
・社外 → お手数をおかけする、少々お時間をいただく
・レポート → 作業に時間を要する、工程が煩雑である
・論文 → 作業時間を要する、手順が多岐にわたる
6-3. 敬語との組み合わせ
・～をおかけいたします
・～いただく必要がございます
・～を進めさせていただきます
例文
少々お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
作業確認を進めさせていただきます。
7. シーン別 「手間がかかる・かからない」の例文集
7-1. ビジネスメール例
ご対応にお時間を要する場合がございますが、何卒よろしくお願いいたします。
こちらの手順であれば、お手間をおかけせずに対応いただけます。
7-2. レポート例
資料作成には作業に時間を要することが確認された。
作業負荷を分析した結果、効率的な手法の導入が望ましい。
7-3. 論文例
実験手順は多岐にわたり、作業時間を要した。
データ処理工程は複雑であり、簡略化の余地がある。
8. まとめ 「手間がかかる・かからない」のビジネスメール・レポート・論文での言い換えを正しく使おう
「手間がかかる・かからない」は日常的で分かりやすい表現ですが、ビジネスメールやレポート、論文ではやや直接的に聞こえることがあります。
・ビジネスメール → 少々お手数をおかけする、ご対応にお時間を要する、お手軽に対応いただける
・レポート → 作業に時間を要する、工程が煩雑である、負担を軽減できる方法を検討する
・論文 → 作業時間を要する、手順が多岐にわたる、効率化を検討する
・「手間がかからない」 → ご負担なく対応いただけます、簡便に対応いただけます、お手軽に進めていただけます
「手間がかかる」「ビジネスメール」「言い換え」「手間がかからない」「敬語」を意識し、文脈や相手に応じて適切な表現を選ぶことで、丁寧で信頼感のある文章作成が可能です。
