起票とは、ビジネスや経理の現場でよく使われる専門用語で、取引内容や事務処理を正式な伝票や帳票として書き起こすことを指します。会社の事務処理における基本動作でありながら、誤解されやすい言葉でもあります。本記事では、起票の意味、具体的な流れ、関連語との違い、よく使われる場面などを徹底解説します。新人研修や経理・総務の基礎理解にも役立つ内容です。
1. 起票とは
1-1. 起票の基本的な意味
起票とは、取引や事務処理の内容を正式な伝票に書き起こす作業を指します。 一般的には、仕訳伝票、出金伝票、入金伝票、振替伝票などの帳票に記載し、社内での処理を開始する最初のステップになります。
1-2. 起票が行われる場面
経理・総務・営業など多くの部署で起票は行われます。 よくある例としては以下があります。
・経費精算をするとき
・売上や仕入れを記録するとき
・社内稟議が必要な申請をするとき
・備品購入のための依頼をするとき
1-3. 起票はなぜ重要なのか
起票は、業務を証明し、正確な会計処理を行うための出発点です。 書類がなければ業務は始まらず、会計処理も進めることができません。 また、起票された内容は社内承認や監査の際の根拠資料にもなります。
2. 起票の具体的な手順
2-1. 取引内容の確認
起票の第一歩は、取引や事務内容を正確に把握することです。 金額、日付、支払い方法、関係者などを確認します。
2-2. 適切な伝票を選ぶ
取引内容によって使用する伝票は異なります。 ・入金があれば入金伝票 ・出金があれば出金伝票 ・複数科目を扱う場合は振替伝票 など、内容と形式を合わせて選択する必要があります。
2-3. 必要事項を記入する
伝票には多くの場合、以下のような項目を記載します。
・日付
・金額
・勘定科目
・取引先
・内容説明
・担当者名
曖昧な記載は後のトラブルにつながるため、正確性が求められます。
2-4. 承認ルートへ回す
起票が完了すると、社内ルールに従い承認ルートに回されます。 経理担当者や上長の決裁を経て、正式に処理が進められます。
2-5. システムへの登録
近年では紙ではなくデジタル上での起票が主流になっています。 会計ソフト・経費精算システムなどに入力することで、伝票データが自動的に管理されます。
3. 起票が必要な主な種類
3-1. 経費精算に関する起票
社員が立替えた費用を精算する場合、経費精算書の起票が必要です。 領収書の添付、支払い内容の明記などが求められます。
3-2. 売上・請求に関する起票
販売した商品やサービスの代金を記録する際にも起票を行います。 請求書作成や売掛金管理の前段階として重要です。
3-3. 備品購入や申請に関する起票
備品購入や社内申請では、申請書や稟議書を起票します。 起票された書類が承認されることで、購入手配が進みます。
4. 起票と似た言葉の違い
4-1. 起案との違い
起案は、企画や提案書などを作成することです。 起票はあくまで伝票の作成に関する用語であり、目的が異なります。
4-2. 記帳との違い
記帳は、帳簿に取引内容を記録する作業です。 一方で起票は、その前段階の伝票作成であり、会計処理の元となる資料を作る行為です。
4-3. 立替との違い
立替は、代わりに費用を支払う行為そのものを指します。 起票は、その立替金の処理を進めるための書類作成です。
5. 起票のポイントと注意点
5-1. 事実を正確に記載すること
起票は会社の公式記録になるため、事実と異なる内容を書くことはできません。 誤入力や曖昧な表現は誤解や不正の原因になります。
5-2. 勘定科目の選択ミスに注意
勘定科目を誤ると決算に影響が出ることがあります。 初めて起票する場合は、経理担当者に確認することが重要です。
5-3. 添付資料の不足
領収書や契約書などの添付が必要なケースでは、証憑が欠けていると承認されません。 必要な資料を整理して提出することが求められます。
6. 起票の具体例
6-1. 経費の起票例
社員が出張で電車代を立て替えた場合、経費精算書に日付・区間・金額を記入し、領収書または利用明細を添付して起票します。
6-2. 備品購入の起票例
備品を購入する際は、申請書を起票し、上長承認を得てから購入手続きを進めます。
6-3. 売上の起票例
新規契約が成立した場合、担当者が売上計上のための伝票を起票し、請求処理へ進めることが一般的です。
7. 起票とデジタル化
7-1. 電子起票が増えている背景
近年、会計処理の効率化を目的として、電子起票を導入する企業が増えています。 紙の伝票管理よりも検索性が高く、承認フローの可視化にも役立ちます。
7-2. 電子起票のメリット
・処理速度の向上 ・書類紛失リスクの低減 ・監査対応がスムーズ など、効率化につながる利点があります。
7-3. 電子起票の注意点
データ入力のミスや、添付ファイルの不備など、紙の伝票と同じ注意が必要です。 また、システムの操作に慣れることも重要です。
8. 起票のまとめ
起票とは、業務や取引内容を伝票として書き起こし、社内処理の起点となる重要な作業です。
経理・総務・営業など様々な部署で必要とされる基本動作であり、正確な記載と適切な管理が求められます。
ビジネスの基礎として知っておくことで、業務効率の向上にもつながります。
