ビジネスでも日常生活でも、「催促」は避けて通れないコミュニケーションの一部です。しかし、伝え方によっては相手に不快感を与えることもあります。本記事では、催促の意味や正しい使い方、メールや会話での失礼にならない表現を詳しく解説します。
1. 催促とは何か？
1.1 催促の基本的な意味
「催促（さいそく）」とは、相手に対して何かを早く行うように促すことを意味します。たとえば、返事が遅れている場合に返信を求めたり、支払いが滞っている相手に連絡を取ったりすることが含まれます。
ビジネスでは、納期の確認や依頼内容の進捗確認など、状況を前に進めるための行為として頻繁に使われます。
1.2 催促と似た言葉との違い
「確認」や「連絡」などの言葉も使われますが、「催促」はより強いニュアンスを持ちます。たとえば、「確認ですが〜」は柔らかい印象を与えますが、「催促ですが〜」は相手に対するプレッシャーを感じさせることがあります。
そのため、状況に応じて適切な言葉を選ぶことが大切です。
2. 催促が必要になる典型的なシーン
2.1 ビジネスでの場面
ビジネスの現場では、以下のような場面で催促が必要になります。
メールの返信が来ない場合
見積書や契約書の提出が遅れている場合
支払いが期日を過ぎている場合
進捗報告がない場合
これらの状況では、放置しておくと業務に支障が出るため、早めに催促する必要があります。
2.2 プライベートでの場面
日常生活においても、催促が必要な場面があります。
約束の時間になっても来ない友人
貸した物を返してもらえない場合
イベントの参加可否を聞いても返事がない場合
ただし、プライベートでは関係性を損なわないよう、丁寧な言い方を心がけることが重要です。
3. 催促の伝え方の基本
3.1 相手の立場を考える
催促をする際は、まず相手が忘れている可能性、忙しくて対応できていない可能性を考慮しましょう。一方的に責めるような言い方を避けることで、相手も対応しやすくなります。
3.2 感謝の気持ちを添える
「お忙しいところ恐れ入りますが」や「いつもご対応いただきありがとうございます」などの一言を添えることで、印象が柔らかくなります。これにより、催促という行為そのものが角の立たないものになります。
3.3 明確に要件と期限を伝える
「いつまでに」「何を」してほしいのかを明確に伝えることが大切です。曖昧な表現では、相手に伝わらない可能性があります。
4. メールでの催促の書き方
4.1 件名は簡潔に
件名には「〇〇のご確認について」や「〇〇のご対応のお願い」など、要件がわかるように書きます。「再送」や「リマインド」などの言葉も使えますが、状況によっては圧を感じさせるため注意が必要です。
4.2 本文の構成
メール本文は、以下の流れで構成すると自然です。
挨拶と前回の連絡内容の確認
現在の状況についての説明
催促の内容と期限の明記
感謝と締めの言葉
4.3 具体例
件名：ご依頼事項のご確認（再送）
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。
先日ご依頼させていただいた件について、現時点でご返答をいただいておらず、確認のためご連絡させていただきました。
お忙しいところ恐れ入りますが、10月10日までにご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
このように、丁寧さと明確さを両立させることで、相手も気持ちよく対応できるようになります。
5. 催促の際に避けるべきNG表現
5.1 高圧的・命令口調
「早くしてください」「いつまで待たせるんですか」などの強い表現は、相手との関係を悪化させる可能性があります。特にビジネスでは、感情的な表現は避けるべきです。
5.2 責任を押し付ける言い方
「あなたのせいで進まない」など、責任を一方的に押し付ける表現は、相手の反発を招きます。事実だけを淡々と伝えるようにしましょう。
5.3 催促の頻度に注意
何度も短期間で催促すると、しつこい印象を与えます。1回催促して反応がなければ、数日程度は間を空けるのが基本です。
6. 催促される側の対応方法
6.1 素早く反応する
催促された場合は、まずはすぐに返答することが信頼回復の第一歩です。すぐに対応できない場合でも、「確認しています」「◯日までに対応します」といった返信をしましょう。
6.2 謝罪と説明
対応が遅れた理由を簡潔に説明し、謝罪することで相手の理解を得られやすくなります。たとえ正当な理由があっても、説明なしでは印象が悪くなりがちです。
6.3 再発防止の姿勢を示す
「次回からは早めに対応いたします」などの一言を添えることで、相手に安心感を与えることができます。
7. まとめ：催促は信頼関係を壊さず行うのがカギ
催促は、業務や人間関係をスムーズに進めるうえで重要なコミュニケーションの一つです。ただし、伝え方によっては相手を不快にさせるリスクもあります。
ポイントは、丁寧な表現、適切なタイミング、相手への配慮を忘れないことです。メールでも会話でも、相手を尊重する姿勢を持って催促することで、良好な関係を保ちながら物事を前進させることができます。
