「その旨をお伝えください」という表現は、ビジネス文書やメール、会議の場面で、特定の内容や指示、依頼事項を相手に伝えてほしいと丁寧に依頼する際に用いられる定型表現です。相手への敬意を示しながら、情報伝達の正確さと迅速な対応を促すため、様々なシーンで活用されています。本稿では、「その旨をお伝えください」の基本的な意味や使用シーン、具体的な例文、そして効果的に使うためのポイントと注意点について詳しく解説します。
1. 「その旨をお伝えください」の意味と背景
1.1 表現の意味
「その旨」とは、先に述べた内容や指示、依頼事項を指します。「お伝えください」は、相手にその内容を伝えてほしいと頼む丁寧な依頼表現です。全体として、「（先に述べた内容について）どうぞお伝えください」という意味になり、文章や口頭でのコミュニケーションにおいて、重要な情報を漏れなく伝えてもらうために使われます。
1.2 ビジネスにおける背景
ビジネスシーンでは、上司・取引先・関係部署との情報共有や確認が非常に重要です。「その旨をお伝えください」という表現を使用することで、相手に対して明確かつ丁寧に意図を示し、誤解や抜け落ちを防ぐ役割を果たします。また、伝達漏れが発生すると、業務遂行やプロジェクトの進行に支障をきたす場合があるため、正確なコミュニケーションが求められます。
2. ビジネスシーンでの使用例
2.1 メールでの使用例
ビジネスメールで依頼事項や指示事項を記載した後、内容を相手に確実に伝えてもらうために「その旨をお伝えください」を用いる例は以下のとおりです。
例文:
「〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。先日の会議でのご提案内容について、詳細は添付資料に記載しておりますので、どうぞご確認の上、担当部署にその旨をお伝えください。何卒よろしくお願い申し上げます。」
2.2 報告書や案内状での使用例
報告書や案内状で、重要な依頼事項を全体に伝える際に使用されます。
例文:
「各位
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。本資料に記載の通り、今後の対応策につきましては、迅速に実行していただく必要がございます。お手数ですが、上記内容をご確認の上、その旨を各部署にお伝えくださいますようお願い申し上げます。」
2.3 電話応対や口頭説明での使用例
電話応対などで、先に伝えた内容を再度確認して依頼する際にも使えます。
例文:
「先ほどのご案内の件ですが、その旨を関係各位にご伝達いただけますでしょうか。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」
3. 効果的に使うためのポイント
3.1 明確な依頼内容の伝達
「その旨」とは何を指すのかを、前もって具体的に記載しておくことで、相手に分かりやすく伝わります。内容が不明瞭な場合、誤解を招く恐れがあるため、必要な情報を補足することが大切です。
3.2 丁寧な前置きと結びの言葉
メールや文書全体のトーンを丁寧に保つため、冒頭の挨拶や締めの文にも十分注意しましょう。例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが」「何卒よろしくお願い申し上げます」などのフレーズを効果的に組み合わせると、全体の印象が向上します。
3.3 確実な連絡手段の明示
その旨を伝える際には、どのように相手に伝えてほしいのか（例：口頭、メール、会議で報告）を明確に示すことで、情報伝達の漏れを防ぎます。
4. 注意点と改善策
4.1 冗長になりすぎないように
定型表現は便利ですが、使用しすぎると文章が硬くなり、受け手にとって堅苦しく感じられる場合があります。文面全体のバランスを意識し、必要な箇所にのみ適切に配置することが求められます。
4.2 正確な内容の確認
「その旨」が何を指すのかが曖昧でないように、前の文で十分な説明を行い、依頼する内容を明確にしてからこの表現を使用することが重要です。
5. まとめ
「その旨をお伝えください」は、依頼事項や指示内容を相手に丁寧かつ確実に伝えるための重要なビジネス表現です。メール、報告書、案内状などで使用する際は、対象の内容を明確にし、前後の文脈と調和させることがポイントとなります。相手に対する敬意を忘れず、具体的な依頼内容とともに、確実に伝達できる表現として活用することで、円滑な情報共有と信頼関係の維持に寄与します。今後の各種文書作成において、本記事のポイントを参考にしていただき、効果的なコミュニケーション実現にお役立てください。
