ビジネスシーンにおいて「知っておいてください」という表現は、注意喚起や情報の共有を行う際に便利な言い回しの一つです。ただし、使い方を間違えると失礼な印象を与えてしまう可能性もあります。この記事では、「知っておいてください」の意味や正しい使い方、丁寧な言い換え表現、具体的な例文を解説します。
1. 「知っておいてください」の意味と基本的な使い方
「知っておいてください」は、相手に対して「前もって情報を把握しておいてほしい」「理解しておいてほしい」といった意図を伝えるフレーズです。主に注意喚起や、トラブルを未然に防ぐ目的で使用されます。
1.1 日常とビジネスでの違い
日常会話ではややフランクな印象を与える「知っておいてください」ですが、ビジネスでは表現に配慮することで、丁寧さと明確さを両立することが求められます。
1.2 どんな場面で使われるか
・社内連絡で注意点を伝えるとき
・取引先にスケジュールやルールを共有するとき
・クレームやトラブル回避のために事前情報を知らせるとき
2. ビジネスメールでの「知っておいてください」の使い方
「知っておいてください」は直接的な言い回しであるため、ビジネスメールでは柔らかく丁寧に伝える工夫が必要です。以下に例文を紹介します。
2.1 社内向けの周知メール
件名：システムメンテナンスに伴う注意事項について
各位
お疲れ様です。
明日〇月〇日（水）は、10:00〜12:00の間、社内ネットワークの一部が停止いたします。
この時間帯はファイル共有や一部システムが使用できませんので、あらかじめご承知おきください。
2.2 クライアントへの連絡メール
件名：納品スケジュールに関するご案内
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
納品スケジュールについて、あらかじめご確認いただきたい点がございます。
今後は祝日を除く3営業日以内の発送となりますので、何卒ご留意くださいますようお願いいたします。
3. 「知っておいてください」の丁寧な言い換え表現
「知っておいてください」をそのまま使うと、ぶしつけに聞こえることもあります。ビジネスでは以下のような言い換え表現を用いると、より丁寧で信頼感のあるコミュニケーションになります。
3.1 ご承知おきください
・「明日の会議資料につきましては、事前にご承知おきください。」
→ ビジネスシーンでよく使われる定番の表現です。
3.2 ご認識いただければ幸いです
・「納期に関するルールを、事前にご認識いただければ幸いです。」
→ 柔らかく伝えたいときに適した表現です。
3.3 ご留意ください
・「交通事情により遅延の可能性がございます。何卒ご留意ください。」
→ 注意喚起やお願いの場面で使いやすい表現です。
3.4 あらかじめご理解ください
・「作業時間が変更となる可能性がございます。あらかじめご理解いただけますと幸いです。」
→ 説明や条件提示の際に便利な表現です。
4. シーン別「知っておいてください」の活用例
状況に応じて「知っておいてください」やその言い換え表現を使い分けることが、円滑なコミュニケーションの鍵です。以下に代表的なシーンごとの例文を紹介します。
4.1 上司への報告
・「今後の業務フローに変更がございますので、念のためご承知おきください。」
4.2 チームへの連絡
・「本件はプロジェクト全体に影響する可能性があるため、各自ご留意願います。」
4.3 お客様への説明
・「返品につきましては、原則お受けできかねますので、あらかじめご理解賜りますようお願い申し上げます。」
5. 「知っておいてください」を使う際の注意点
便利な表現ではありますが、使用には注意が必要です。意図せず高圧的に聞こえてしまったり、相手に不快感を与えてしまうこともあります。
5.1 命令調に聞こえないよう工夫する
クッション言葉（「恐れ入りますが」「恐縮ですが」など）を添えることで、柔らかい印象にすることができます。
5.2 相手との関係性に応じて表現を調整
上司・目上の方には「ご承知おきください」「ご認識ください」、同僚や部下には「知っておいてもらえると助かります」など、文調を変えると効果的です。
5.3 一方的にならないように
「知っておいてください」とだけ言うのではなく、その理由や背景も添えると相手の納得感が高まり、円滑なやりとりができます。
6. まとめ
「知っておいてください」は、ビジネスにおいて情報の共有や注意喚起を行う上で非常に便利なフレーズです。ただし、丁寧さや配慮が求められるビジネスシーンでは、適切な言い換えや表現の工夫が必要不可欠です。相手との関係性や状況に応じた使い分けを意識し、信頼されるコミュニケーションを心がけましょう。
