提出書類を送る際に添え状を添えることは、ビジネスにおいて非常に重要です。添え状は、提出する書類に対する敬意や、相手への配慮を示す手段として活用されます。本記事では、提出書類に添える際の添え状の書き方、例文、注意点について詳しく解説します。
1. 添え状とは？
1.1. 添え状の役割と重要性
添え状は、書類を送付する際にその目的や内容を簡潔に説明するための文書です。正式な書類に添えることで、相手に対する礼儀や配慮を示し、ビジネス上の信頼を築くことができます。
1.2. 添え状の目的
添え状の主な目的は、提出書類に対する説明や、提出書類に関する簡単な情報提供です。また、提出書類に含まれる内容に関して、相手がすぐに理解できるようにする役割もあります。添え状は、単なる手紙でなく、文書の一部として重要な役割を果たします。
2. 添え状の基本的な構成
2.1. 添え状の一般的な構成
添え状には、以下の要素を盛り込むことが一般的です：
- ① 挨拶（時候の挨拶や季節の挨拶）
- ② 提出書類の概要や目的の説明
- ③ 書類に関する補足説明（必要に応じて）
- ④ 今後の対応に関する言及（依頼や確認など）
- ⑤ 結びの言葉（感謝や今後の協力への期待）
2.2. 添え状の言葉遣い
添え状は、ビジネス文書としての形式を守る必要があります。敬語や丁寧な言葉遣いを使い、相手に対する敬意を表現しましょう。特に「よろしくお願い申し上げます」「ご確認のほどお願い申し上げます」といった表現を使うと良いでしょう。
2.3. 添え状の文体
添え状は、丁寧かつ簡潔に書くことが大切です。過度に堅苦しくならず、相手に負担をかけずに書類の内容を伝えることを意識しましょう。簡潔な表現が相手にとって読みやすく、理解しやすい文章になります。
3. 提出書類の添え状の例文
3.1. 契約書を送る際の添え状
拝啓 〇〇の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは、〇〇契約書を送付いたします。 契約書の内容をご確認の上、署名・捺印をお願い申し上げます。 何かご不明点がございましたら、お知らせいただければと思います。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 敬具
3.2. 報告書を送る際の添え状
拝啓 暑さ厳しい折、いかがお過ごしでしょうか。 先日お約束しました〇〇の報告書を送付いたします。 内容をご確認いただき、何かご質問等があればご連絡ください。 引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具
3.3. 提案書を送る際の添え状
拝啓 ○○の季節、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 先日はお打ち合わせいただき、ありがとうございました。 この度は、〇〇提案書を送付させていただきます。 内容についてご確認いただけますようお願い申し上げます。 ご質問等ございましたら、何なりとお知らせください。 敬具
3.4. 請求書を送る際の添え状
拝啓 春暖の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 お世話になっております、〇〇株式会社です。 先日お取引いただきました〇〇に関する請求書を送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ご不明点等ございましたらご連絡いただければと思います。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 敬具
4. 添え状を作成する際の注意点
4.1. 書類内容に即した添え状にする
添え状は、送付する書類に合わせた内容で書くことが大切です。書類の種類や内容に関する簡単な説明を添えることで、相手にとって理解しやすくなります。
4.2. 長すぎない文章にする
添え状は、あくまで送付する書類の概要やお願い事を簡潔に伝えるものであり、長くなる必要はありません。要点を絞り、簡潔にまとめることを心がけましょう。
4.3. 適切な敬語を使う
ビジネス文書としての正式な書類に対する添え状では、敬語を適切に使用することが求められます。特に、相手に対するお願いや確認を伝える場合は、敬語を忘れずに使うようにしましょう。
5. 添え状のテンプレート
5.1. 基本的な添え状のテンプレート
拝啓 〇〇の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 〇〇（書類名）を送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。 敬具
5.2. お礼の気持ちを伝える添え状テンプレート
拝啓 〇〇の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 先日はお世話になり、ありがとうございました。 ご依頼いただいた〇〇（書類名）を送付いたします。 内容にご不明点等がありましたら、ご連絡ください。 今後ともよろしくお願い申し上げます。 敬具
6. まとめ
提出書類に添える添え状は、ビジネスシーンにおいて相手に対する礼儀や配慮を示す重要な要素です。丁寧な言葉遣いや適切な敬語を使い、簡潔でわかりやすい添え状を作成することで、相手に良い印象を与えることができます。この記事で紹介した例文やポイントを参考にし、必要に応じて適切な添え状を作成しましょう。
