ビジネスメールでは、日常的な言い回しを丁寧な表現に言い換えることが求められます。「ついでに」という言葉もその一つで、場面に応じて敬意を込めた言い換えが必要です。本記事では、「ついでで恐縮ですが」「ついでで申し訳ありませんが」といったフレーズの使い方や、ビジネスメールでの自然な言い換え例について解説します。
1. 「ついでに」の意味と日常的な使い方
1-1. 「ついでに」の基本的な意味
「ついでに」とは、ある用事や行動のついでに、関連する別のことも一緒に行うことを意味します。副次的な行動として何かを頼むときなどに用いられる、非常に日常的で便利な表現です。
例：
・出張のついでに、実家に立ち寄りました。
・会議のついでに、資料も持ってきていただけますか。
1-2. なぜビジネスメールで「ついでに」は避けるべきか
「ついでに」という表現はカジュアルな印象を与えるため、ビジネスメールでは不適切な場合があります。特に目上の相手や取引先に対しては、無礼・軽視しているように感じさせる可能性があるため注意が必要です。
2. 「ついでに」のビジネスメールでの言い換え表現
2-1. よく使われる丁寧な言い換え一覧
「ついでに」をビジネスメールで使いたい場合、以下のような丁寧な表現に言い換えるのが適切です。
・恐れ入りますが
・ご面倒をおかけしますが
・差し支えなければ
・もしお手すきでしたら
・お手数ですが
・ご都合がよろしければ
・併せてお願いできますでしょうか
これらの表現は、「ついでに」のように軽く見える言い回しではなく、相手への配慮が伝わる丁寧な依頼の形として好まれます。
2-2. ビジネスメールでの言い換え例
元の表現：
「書類を提出するついでに、こちらの資料も提出してください。」
言い換え例：
「書類をご提出いただく際に、併せてこちらの資料もご確認・ご提出いただけますと幸いです。」
別の例：
「来社のついでに、備品の確認もお願いできますか。」
言い換え例：
「ご来社の際に、備品の状態もご確認いただけますと大変助かります。」
3. 「ついでで恐縮ですが」の意味と使い方
3-1. 意味とニュアンス
「ついでで恐縮ですが」は、「ついでにお願いしてしまい恐縮ですが」という意味合いで、相手に対して遠慮しつつ依頼を伝えるときに使われます。「恐縮」という言葉により、敬意と恐縮の気持ちを丁寧に表現することができます。
3-2. ビジネスメールでの使用例
例1：
「ついでで恐縮ですが、こちらの申請書にも目を通していただけますと幸いです。」
例2：
「ご来社のご予定があるとのことで、ついでで恐縮ですが、〇〇の件もご相談させていただければと存じます。」
このように「ついでで恐縮ですが」は、相手に気を遣いながら何かを追加でお願いする場合に非常に便利な表現です。
4. 「ついでで申し訳ありませんが」の意味と使い方
4-1. 「ついでで申し訳ありませんが」の位置づけ
「ついでで申し訳ありませんが」は、「ついでにお願いしてしまって申し訳ない」という謝罪の意をより強く表す表現です。「恐縮ですが」と比較すると、よりへりくだったニュアンスを含んでおり、特に立場の差が大きい相手や重要な依頼のときに使われます。
4-2. 使用シーンと例文
例1：
「ついでで申し訳ありませんが、別件の資料もご確認いただけますと幸いです。」
例2：
「お忙しい中恐れ入りますが、ついでで申し訳ありませんが、会議室のご予約もお願いできますでしょうか。」
このように使うことで、相手に対する敬意と配慮が伝わり、依頼内容をより受け入れてもらいやすくなります。
5. 「ついでに」関連表現の使い分けと注意点
5-1. 「恐縮ですが」と「申し訳ありませんが」の違い
・「恐縮ですが」：ややフォーマル。丁寧な依頼、遠慮の気持ちを伝えたいときに適している。
・「申し訳ありませんが」：より丁寧でへりくだった表現。謝罪の気持ちを強く含めたい場面で使われる。
状況や相手との関係性によって、どちらの表現を選ぶかが重要になります。
5-2. 依頼が複数ある場合の書き方
複数の依頼を同時に行う場合は、順番や表現のトーンに注意する必要があります。
良い例：
「〇〇についてご確認いただければと存じます。ついでで恐縮ですが、□□についてもご対応いただけますと幸いです。」
悪い例：
「〇〇のついでに□□もお願いします。」
このように、後者はカジュアルすぎて配慮に欠ける印象を与える可能性があります。
6. ビジネスメールにおける「ついでに」の正しい使い方まとめ
「ついでに」は日常的には便利な言葉ですが、ビジネスメールにおいては使い方に十分な配慮が必要です。直接「ついでに」と書くのではなく、相手の立場を尊重し、適切な丁寧語に言い換えることで、印象を大きく改善できます。
「ついでで恐縮ですが」「ついでで申し訳ありませんが」などの表現を上手に活用すれば、配慮ある依頼ができ、相手との信頼関係も構築しやすくなります。適切な言い換えと言葉遣いを身につけ、ビジネスメールでの印象を向上させましょう。
