面接の日程をメールで連絡する際、適切な言葉遣いやフォーマットが求められます。本記事では、採用担当者と応募者それぞれの視点から、面接日程の調整・確定メールの書き方を詳しく解説します。例文も用意しているので、そのまま使うことも可能です。正しいマナーで好印象を与えるメールを作成しましょう。
1. 面接日程のメールとは？
面接日程のメールは、企業と応募者がスムーズに面接を実施するための重要なコミュニケーションツールです。採用担当者と応募者のどちらが送る場合でも、ビジネスマナーを守り、明確かつ簡潔な内容を心がける必要があります。
2. 面接日程メールの基本構成
面接日程を伝えるメールには、いくつかの重要な要素が含まれます。以下に基本的な構成を紹介します。
2.1 件名
件名はメールの内容が一目でわかるようにします。例えば、「【面接日程のご案内】〇〇株式会社 採用担当より」のように具体的に記載します。
2.2 宛名
採用担当者が送る場合は「〇〇様」、応募者が送る場合は「株式会社〇〇 採用担当 〇〇様」のように書きます。
2.3 挨拶・自己紹介
最初に簡単な挨拶と自己紹介を入れます。「お世話になっております。〇〇株式会社の採用担当、〇〇です。」のように書きましょう。
2.4 面接日程の提示
面接の候補日時を具体的に提示します。候補日を複数提示するのが一般的です。
2.5 面接場所・方法
対面の場合は住所、オンライン面接の場合はツール名（Zoom、Google Meet など）とURLを記載します。
2.6 返信依頼
「ご都合の良い日程をお知らせください。」と返信を促します。
2.7 結びの挨拶
「お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」などの一言を添えます。
3. 【採用担当者向け】面接日程調整メールの例文
採用担当者が応募者に面接日程を連絡する際のメール例文を紹介します。
3.1 面接候補日を提示する場合
件名：【面接日程のご案内】〇〇株式会社 採用担当より
本文：
お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
以下の候補日時で面接を実施したく存じます。ご都合の良い日時をお知らせください。
- 〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
- 〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
- 〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
面接はオンライン（Zoom）で実施予定です。URLは日程確定後にお送りします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
4. 【応募者向け】面接日程確認・返信メールの例文
応募者が面接日程の案内を受けた際の返信メール例を紹介します。
4.1 面接日程を承諾する場合
件名：【面接日程のご確認】〇〇 〇〇
本文：
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中で、以下の日程での面接を希望いたします。
- 〇月〇日（〇）〇:〇〇〜
当日は何卒よろしくお願いいたします。
4.2 別の候補日を希望する場合
件名：【面接日程のご相談】〇〇 〇〇
本文：
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度は面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中で都合がつかず、恐縮ですが、以下の日程で調整可能でしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
- 〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
5. 面接日程メールのポイントと注意点
面接日程をメールでやりとりする際に、注意すべきポイントを紹介します。
5.1 明確で簡潔な表現を心がける
メールは読みやすさが重要です。長文になりすぎず、簡潔に伝えましょう。
5.2 誤字脱字をチェックする
ビジネスメールでは、誤字脱字があると印象が悪くなります。送信前に見直しましょう。
5.3 返信期限を設ける
採用担当者は、面接日程を確定しやすいように「〇月〇日までにご返信をお願いいたします」と期限を設定しましょう。
6. まとめ
面接日程のメールは、採用担当者・応募者ともに重要なビジネスマナーの一つです。適切な言葉遣いで、スムーズなやりとりを心がけましょう。本記事の例文を参考に、実際のメール作成に役立ててください。
