「伝言を承りました」の意味とビジネスメールでの使い方

ビジネスシーンでは、相手に伝えたいことを的確に伝えるための言葉選びが重要です。「伝言を承りました」という表現は、特にビジネスメールや電話でのやり取りでよく使われます。本記事では、このフレーズの意味や敬語としての使い方、言い換え表現、具体的なメールの例文を詳しく解説します。

1. 「伝言を承りました」の意味

「伝言を承りました」とは、相手からのメッセージや要望を受け取ったことを敬意を持って表現するフレーズです。「承る」は、「受け取る」の敬語表現であり、相手に対する敬意を示しています。この言葉を使うことで、ビジネスシーンでの礼儀正しさを表現できます。

1-1. 「承る」の使い方

「承る」は、以下のような状況で使われます。

1-2. 敬語の重要性

ビジネスにおいては、敬語を適切に使うことが求められます。特に「伝言を承りました」という表現は、相手に対して丁寧な姿勢を示すため、信頼関係の構築にもつながります。

2. 「伝言を承りました」のビジネスシーンでの使い方

「伝言を承りました」は、電話やメールなどのコミュニケーション手段で幅広く使用される表現です。このフレーズを使うことで、相手に対して礼儀正しく、かつビジネスマナーを守った印象を与えることができます。以下に、具体的な使い方をいくつかのシーン別に紹介します。

2-1. 電話での使い方

電話での会話において、「伝言を承りました」と伝えることで、相手に対して敬意を示すことができ、ビジネスマナーを守ることができます。電話で伝言を受け取った場合、シンプルかつ丁寧な言い回しを用いると良いでしょう。以下のような表現が一般的です。

このように、相手に伝言をしっかり受け取ったことを伝えるとともに、相手の名前や自分の名前を添えることで、より丁寧で正式な印象を与えることができます。また、受け取った内容についても簡潔に説明することが重要です。

2-2. メールでの使い方

ビジネスメールでも、「伝言を承りました」というフレーズを使用することで、相手に対する配慮を示すことができます。特に、伝言の内容を詳細に伝える場合や、複数の人が関わる場面では、メールを使った報告が効果的です。以下のように表現することができます。

このように、相手が確認しやすいように簡潔に伝言内容を記載し、感謝の言葉やお願いを添えることで、相手への配慮が伝わりやすくなります。メールでのやり取りは文書として残るため、伝言の内容が重要な場合や後で確認したい場合にも便利です。

3. 「伝言を承りました」の言い換え表現

ビジネスシーンでは、同じ表現を繰り返すのは避けたいものです。同じ言葉ばかりを使うことで、文章が単調に感じられることがあります。そのため、状況に応じて異なる表現を使い分けることが重要です。以下に、「伝言を承りました」の言い換え表現をいくつか紹介し、使用するシーンに応じて適切な言い回しを選ぶ方法を解説します。

3-1. 「伝言を受けました」

この表現は「承る」よりもカジュアルでフレンドリーな印象を与えるため、少し堅苦しい場面や形式ばった状況ではなく、比較的軽いビジネスシーンで使うのが適しています。「承る」は目上の人に使う敬語ですが、「受ける」は少しリラックスした印象を持ちますので、相手があまり堅苦しくない関係の場合に使うと良いでしょう。

このように、「伝言を受けました」という表現は、堅苦しさを避けつつ、きちんとした報告をしたい場面に適しています。

3-2. 「ご依頼を承りました」

依頼内容がある場合は、「ご依頼を承りました」と表現することが適切です。特に仕事の依頼や業務指示を受けた際には、このフレーズがよく使われます。「ご依頼を承りました」と言うことで、相手に対して自分がその内容をしっかり受け止めたことを伝えることができ、安心感を与えることができます。

この表現を使うと、依頼内容に対して真摯に取り組む姿勢が伝わり、信頼感を高めることができます。

3-3. 「お知らせいただきました」

相手からの情報提供があった場合は、「お知らせいただきました」という表現が適切です。これは、伝言や依頼に限らず、何らかの情報や通知を受け取ったときに使用します。「お知らせいただきました」と言うことで、相手からの情報を尊重して受け取ったことを示すことができます。

この表現は、報告や通知を受け取ったことを伝える場面で非常に便利です。特に情報が正式である場合や、何か大事なお知らせを受け取った際には、より丁寧な印象を与えることができます。

4. 「伝言を承りました」を用いたメール例文集

「伝言を承りました」を含むビジネスメールの具体的な例をいくつか紹介します。これらの例文は、ビジネスシーンで使いやすい内容を基にしています。それぞれの状況に応じた適切な表現を用いることで、より丁寧かつスムーズにコミュニケーションを取ることができます。以下に紹介する例文を参考にして、実際の業務に役立ててください。

4-1. 例文1: 伝言を承った際のメール

この例文は、相手から伝言を受け取った後に送るメールの例です。「伝言を承りました」を使うことで、受け取った内容を正式に伝え、確認をお願いすることができます。

このメールでは、伝言の内容を明確に伝え、相手に確認を依頼しています。もし伝言の内容に疑問がある場合は、質問を追加することで、さらに明確なコミュニケーションが取れます。また、相手が何か不明点を持っている可能性も考慮して、連絡を促す一文を添えるとより丁寧です。

4-2. 例文2: 伝言を承った後の対応メール

この例文は、伝言を受け取った後、早速対応を開始することを伝えるメールです。相手に対して迅速に行動していることを知らせることができ、安心感を与えることができます。

このメールでは、伝言を受け取った後にすぐに対応を始めることを伝えています。「少々お待ちください」という表現は、相手に対して少し時間がかかることを予告し、余裕を持たせる効果があります。また、何か問題があれば連絡してほしい旨を記載することで、相手との連携をさらにスムーズにすることができます。

4-3. 例文3: 伝言を承ったことを報告するメール

この例文は、伝言を受け取ったことを報告するためのメールです。ビジネスの場では、伝言内容を上司や関係者に報告することがあるため、以下のような形式で使うことができます。

このメールは、受け取った伝言を上司や同僚に報告する場面で役立ちます。伝言内容を簡潔にまとめて、確認を依頼する形にすることで、スムーズな情報伝達が可能です。

5. 敬語としての「承る」の使い方

「承る」は、ビジネスシーンにおいて非常に重要な敬語表現であり、使い方を誤ると礼儀を欠いた印象を与えてしまうことがあります。逆に、正しく使うことで、相手に対しての敬意をしっかりと示すことができ、信頼関係を築く手助けにもなります。正しい場面で適切に「承る」を使うことが、プロフェッショナルとしての印象を向上させるための一助となります。

5-1. 基本の使い方

「承る」は、以下のようなシーンで使われます。これらは日常的に使われるビジネスの現場で多く見かけるシチュエーションです。各シーンでの使い方を理解して、適切に使えるようにしましょう。

お客様からの注文を受け取るとき
商品やサービスを提供する企業において、注文内容を「承る」ことで、顧客に対して丁寧に対応していることを伝えることができます。例: 「ご注文内容、承りました。ありがとうございます。」

上司からの指示を受けるとき
上司からの指示を受ける際に「承る」を使うことで、上司に対して敬意を表すことができます。例: 「ご指示、承りました。迅速に対応いたします。」

お知らせを受け取るとき
お知らせや情報を受け取る場面でも「承る」を使用することで、相手に対して丁寧な対応をしています。例: 「ご案内、承りました。ありがとうございます。」

このように「承る」は、受け取る内容に対して敬意を示し、相手に対する礼儀を示すために使います。ビジネスメールや電話でよく使われるフレーズですので、ぜひ覚えておきましょう。

5-2. 注意点

「承る」はあくまで敬語であり、使用する場面や相手によって適切な言い回しを選ぶことが重要です。もし、相手が目上の方やお客様である場合には、必ず敬語を使うようにしましょう。逆に、カジュアルな場面や親しい間柄では不自然に感じることがありますので、適切な場面で使い分ける必要があります。

また、「承る」を使う際には、言葉の選び方に気を付ける必要があります。例えば、「承知する」と「承る」には微妙なニュアンスの違いがあります。前者は理解や同意を示す表現ですが、後者は「受け取る」「引き受ける」という意味合いが強く、より敬意を表す表現です。状況に応じて使い分けることが、敬語を正しく使うためには欠かせません。

さらに、「承る」を多用しすぎると逆に堅苦しく、ぎこちない印象を与えることもあります。そのため、状況に応じて他の表現も使い分けることが大切です。例えば、「お伺いする」「受けたまわる」などの表現も状況に応じて適切に使うと、自然な言い回しとなり、より良い印象を与えることができます。

また、カジュアルな場面では使わない方がよいですが、ビジネスシーンや公式の場では、相手への配慮として「承る」を使うことが大切です。特に、取引先や上司など、相手に対して敬意を表したいときには有効な表現となります。

6. 伝言を承りましたを使う際のポイント

「伝言を承りました」を使う際には、いくつかのポイントに注意することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

6-1. 適切な場面で使う

相手の地位や状況に応じて、適切な表現を選ぶことが大切です。たとえば、上司や顧客に対しては「伝言を承りました」と表現することが適切ですが、同僚に対しては「伝言を受けました」と言う方がカジュアルです。

6-2. 丁寧な言葉遣いを心がける

ビジネスメールや電話では、丁寧な言葉遣いが求められます。「伝言を承りました」と言うことで、相手に対する配慮を示すことができます。

7. まとめ

「伝言を承りました」という表現は、ビジネスシーンで非常に重要なフレーズです。意味や敬語としての使い方を正しく理解することで、円滑なコミュニケーションが実現できます。また、言い換え表現や具体的なメールの例を参考にすることで、より効果的に活用できるでしょう。相手への配慮を忘れず、適切な言葉選びを心がけてビジネスシーンでの信頼関係を築いていきましょう。