ビジネスシーンでは、相手に伝えたいことを的確に伝えるための言葉選びが重要です。「伝言を承りました」という表現は、特にビジネスメールや電話でのやり取りでよく使われます。本記事では、このフレーズの意味や敬語としての使い方、言い換え表現、具体的なメールの例文を詳しく解説します。
1. 「伝言を承りました」の意味
「伝言を承りました」とは、相手からのメッセージや要望を受け取ったことを敬意を持って表現するフレーズです。「承る」は、「受け取る」の敬語表現であり、相手に対する敬意を示しています。この言葉を使うことで、ビジネスシーンでの礼儀正しさを表現できます。
1-1. 「承る」の使い方
「承る」は、以下のような状況で使われます。
- お客様からのご要望を受け取ったとき
- 上司からの指示を受けたとき
- 同僚からの依頼を受けたとき
1-2. 敬語の重要性
ビジネスにおいては、敬語を適切に使うことが求められます。特に「伝言を承りました」という表現は、相手に対して丁寧な姿勢を示すため、信頼関係の構築にもつながります。
2. ビジネスシーンでの使い方
「伝言を承りました」は、電話やメールなどのコミュニケーション手段で幅広く使用されます。以下に、具体的な使い方を紹介します。
2-1. 電話での使い方
電話での会話において、「伝言を承りました」と伝えることで、相手に対して敬意を示すことができます。以下のような言い回しが一般的です。
- 「お電話ありがとうございます。〇〇様の伝言を承りました。」
2-2. メールでの使い方
ビジネスメールでも、「伝言を承りました」というフレーズを用いることで、相手に対する配慮を示すことができます。以下のように表現することができます。
- 件名: 伝言の件
- 本文:
```
お世話になっております。〇〇の△△です。
先ほど、〇〇様からの伝言を承りました。内容は以下の通りです。
（内容）
よろしくお願いいたします。
```
3. 「伝言を承りました」の言い換え表現
ビジネスシーンでは、同じ表現を繰り返すのは避けたいものです。以下に、「伝言を承りました」の言い換え表現をいくつか紹介します。
3-1. 「伝言を受けました」
この表現は「承る」よりもカジュアルな印象を与えるため、少し堅苦しい場面で使うのが適しています。
- 「お世話になっております。〇〇の△△です。先ほど、〇〇様からの伝言を受けました。」
3-2. 「ご依頼を承りました」
依頼内容がある場合は、「ご依頼を承りました」と表現することが適切です。
- 「お世話になっております。〇〇の△△です。ご依頼を承りましたので、早速対応いたします。」
3-3. 「お知らせいただきました」
相手からの情報提供があった場合は、「お知らせいただきました」という表現が適切です。
- 「お世話になっております。〇〇の△△です。先ほど、〇〇様からお知らせいただきました件についてお伝えします。」
4. メール例文集
「伝言を承りました」を含むビジネスメールの具体的な例をいくつか紹介します。
4-1. 例文1: 伝言を承った際のメール
- 件名: 伝言の件
- 本文:
```
お世話になっております。〇〇の△△です。
先ほど、〇〇様からの伝言を承りました。内容は以下の通りです。
（伝言内容）
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
```
4-2. 例文2: 伝言を承った後の対応メール
- 件名: 伝言の件について
- 本文:
```
お世話になっております。〇〇の△△です。
先ほど、〇〇様からの伝言を承りました。早速、対応いたしますので、少々お待ちください。
何かありましたらご連絡ください。
```
4-3. 例文3: 伝言を承ったことを報告するメール
- 件名: 伝言の報告
- 本文:
```
お世話になっております。〇〇の△△です。
先ほど、〇〇様からの伝言を承りましたので、ご報告いたします。
（伝言内容）
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
```
5. 敬語としての「承る」の使い方
「承る」は、ビジネスシーンで非常に重要な敬語表現です。正しく使うことで、相手に対する礼儀を示すことができます。
5-1. 基本の使い方
「承る」は、以下のようなシーンで使われます。
- お客様からの注文を受け取るとき
- 上司からの指示を受けるとき
- お知らせを受け取るとき
5-2. 注意点
「承る」は、あくまで敬語であり、使用する場面や相手によって適切な言い回しを選ぶことが重要です。また、カジュアルな場面では使用を避けるべきです。
6. 伝言を承りましたを使う際のポイント
「伝言を承りました」を使う際には、いくつかのポイントに注意することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
6-1. 適切な場面で使う
相手の地位や状況に応じて、適切な表現を選ぶことが大切です。たとえば、上司や顧客に対しては「伝言を承りました」と表現することが適切ですが、同僚に対しては「伝言を受けました」と言う方がカジュアルです。
6-2. 丁寧な言葉遣いを心がける
ビジネスメールや電話では、丁寧な言葉遣いが求められます。「伝言を承りました」と言うことで、相手に対する配慮を示すことができます。
7. まとめ
「伝言を承りました」という表現は、ビジネスシーンで非常に重要なフレーズです。意味や敬語としての使い方を正しく理解することで、円滑なコミュニケーションが実現できます。また、言い換え表現や具体的なメールの例を参考にすることで、より効果的に活用できるでしょう。相手への配慮を忘れず、適切な言葉選びを心がけてビジネスシーンでの信頼関係を築いていきましょう。
