「リマインドします」というフレーズは、ビジネスシーンでよく使われる言い回しのひとつです。重要な事項や忘れがちな内容を再度確認し、相手に意識を促す役割があります。この記事では、「リマインドします」の意味と使い方、注意点などを詳しく解説します。
1. 「リマインドします」の基本的な意味
1.1 「リマインドします」とは何か
「リマインドします」という表現は、「思い出させる」「再確認させる」という意味を持ちます。何か重要なことを相手に再度伝え、忘れないように促すときに使用されるフレーズです。このフレーズは、ビジネスメールや会話の中で、相手に対して優しくリマインダー（思い出させること）をする際に使われます。
例: 「会議の時間をリマインドしますので、少しお待ちください。」
1.2 使われるシチュエーション
この表現は、主に会議や予定、期限、依頼事項に関して、相手に確認や通知を行う際に使います。また、相手に優しく知らせるため、ビジネスシーンでとても重要なフレーズとなります。
例: 仕事のタスクや納期の確認、会議の開催日時、重要な確認事項に関してリマインドします。
2. 「リマインドします」のビジネスメールでの使い方
2.1 ビジネスメールでの使用例
ビジネスメールで「リマインドします」を使う際は、相手に優しく、しかし、しっかりと意図を伝えることが大切です。基本的には、メールの本文で必要な情報を再度伝える形で使用します。
例:
件名: 重要な会議のご案内
本文: 「お世話になっております。先日お伝えした会議の時間についてリマインドいたします。会議は明日午前10時に開催予定ですので、ご確認ください。」
2.2 注意点：リマインドの際の言い回し
「リマインドします」という言葉自体は丁寧な表現ですが、使い方に工夫が必要です。あまり頻繁に使いすぎると、相手にプレッシャーを与えることもあるので、柔らかい言い回しに変えることも検討しましょう。
例: 「念のためご確認いただけますでしょうか」「再度ご確認いただけますと幸いです」など、少し柔らかく伝える方法もあります。
3. 「リマインドします」の適切なタイミング
3.1 重要な期限や会議の前
「リマインドします」は、会議や納期が迫っている際に使用されます。特に、相手に何かの対応を求めている場合や、確認してもらいたいことがある場合に使うのが適切です。
例: 「納期が迫っておりますので、再度リマインドいたします。○月○日までにご対応をお願いいたします。」
3.2 定期的な業務の確認
リマインドは、単発的な出来事だけでなく、定期的に行う業務の確認にも使われます。毎月の定期報告や定期会議の際など、習慣的なリマインドが必要なシーンにも有効です。
例: 「毎月のレポート提出期限が近づいておりますので、リマインドいたします。」
4. 「リマインドします」の類似表現
4.1 「再確認させていただきます」
「再確認させていただきます」は、「リマインドします」と似た意味を持つ表現です。この言い回しは、よりフォーマルで丁寧な表現として使用できます。
例: 「再確認させていただきますが、会議は午後3時に開催予定です。」
4.2 「お知らせいたします」
「お知らせいたします」は、少しカジュアルで一般的な表現です。重要な情報を再度伝える際に使用します。
例: 「お知らせいたしますが、明日の会議は10時からです。」
5. 「リマインドします」使用時の注意点
5.1 あまり頻繁に使わない
「リマインドします」を使う頻度が高すぎると、相手に不快感を与えることがあります。特に、上司や取引先に対しては、適度なタイミングで使用することが重要です。
例: 「何度もリマインドするのは失礼になる場合があるので、注意が必要です。」
5.2 期限を明確に伝える
リマインドの際には、できるだけ具体的な日時や期限を伝えるようにしましょう。「近日中」や「後ほど」などの表現は、曖昧に感じることがあります。
例: 「○月○日までにリマインドしますので、ご対応をお願いいたします。」
6. 【まとめ】「リマインドします」を適切に使いましょう
「リマインドします」というフレーズは、ビジネスシーンにおいて重要な役割を果たす表現です。相手に対して忘れないよう促すことで、スムーズな進行を助けます。ただし、使用するタイミングや頻度には注意が必要です。相手に配慮した言い回しを心掛け、リマインドの目的を明確に伝えましょう。また、類似表現を使い分けることで、さらにスムーズなコミュニケーションが可能になります。
