ビジネスメールや会話でよく使われる「連絡した次第です」という表現ですが、正しく使わないと失礼にあたることもあります。本記事では、「連絡した次第です」をどのように使うべきか、その意味や注意点を詳しく解説し、ビジネスシーンで適切に使える方法を紹介します。
1. 「連絡した次第です」の基本的な意味と使い方
「連絡した次第です」は、日本語のビジネス表現においてよく使用される言い回しの一つです。主に自分が何らかの理由で連絡をしたことを伝える際に使います。特に、相手に対して自分が連絡したことを説明したり、報告を行う場面で使われます。
1.1. 「連絡した次第です」の意味
「連絡した次第です」は、ある出来事や情報を受けて、自分が連絡をしたことを相手に伝える表現です。丁寧語の一部として使われることが多く、公式なシーンやビジネスの場面で使われることが一般的です。
例えば、ある会議での内容や進捗状況を報告する際に、「連絡した次第です」と言うことで、自分がその情報を相手に伝えたことを伝えます。
1.2. 「連絡した次第です」の使い方
この表現は、メールや手紙の冒頭に使われることが多いです。具体的には、何かを伝えた後にその理由や背景を述べるときに、「連絡した次第です」と続けて使います。例えば、会議の詳細や進捗状況、報告事項などを伝える際に役立つ表現です。
例：
「先ほど、会議の結果について連絡した次第です。」
「本日中にご案内する予定だった内容について、連絡した次第です。」
2. ビジネスシーンで「連絡した次第です」を使う際の注意点
「連絡した次第です」という表現は、ビジネスシーンでは非常に役立ちますが、使い方には注意が必要です。特に、文脈や相手の立場に応じて適切な表現を選ばなければなりません。
2.1. 適切なタイミングで使用する
「連絡した次第です」を使うタイミングは非常に重要です。相手が既にその情報を知っている場合や、前もって伝えていた内容について再度確認する際に使います。逆に、まだ情報を伝えていない場合に使うのは不適切です。なぜなら、「連絡した次第です」はすでに連絡を終えた後に使う表現だからです。
例：
「お待たせしました。先ほど、詳細について連絡した次第です。」
「ご確認いただけますよう、先ほどの件について連絡した次第です。」
このように、連絡が完了した後に、その事実を強調して伝える際に使うことが適切です。
2.2. 受け手の立場を考慮する
「連絡した次第です」を使う際には、受け手の立場や関係性に応じて表現を調整することが求められます。目上の人や取引先に使う場合、より丁寧な言い回しを選ぶことが大切です。自分が連絡した内容について相手に伝える際、礼儀を欠かないよう心掛けましょう。
例えば、上司や取引先に対しては、「連絡させていただきました」「ご連絡申し上げます」など、さらに敬意を表現することが重要です。
例：
「お忙しいところ恐れ入りますが、先ほどご連絡申し上げました。」
「先ほど、会議の詳細についてご連絡させていただきました。」
このように、相手の立場に合わせた表現を使うことで、より丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。
3. 「連絡した次第です」の代わりに使える表現
「連絡した次第です」の表現に代わる、ビジネスシーンで使える言い回しをいくつかご紹介します。状況に応じて適切な表現を使い分けることで、より柔軟なコミュニケーションが可能になります。
3.1. 「お知らせした次第です」
「お知らせした次第です」という表現は、「連絡した次第です」の代わりに使える、よりフォーマルで柔らかな表現です。相手に伝えた情報が重要である場合や、何かを通知した際に使います。
例：
「新しいスケジュールについてお知らせした次第です。」
「会議の変更点についてお知らせした次第です。」
「お知らせする」は、特に重要な情報を伝える際に使うことが多いため、ビジネスにおいては信頼感を与える表現となります。
3.2. 「ご連絡させていただいた次第です」
「ご連絡させていただいた次第です」という表現も、より丁寧で謙譲的な言い回しとして使えます。この表現は、自分の行動を謙虚に表現するため、ビジネスシーンでよく使われます。
例：
「先ほど、会議についてご連絡させていただいた次第です。」
「この度、進捗についてご連絡させていただいた次第です。」
この表現は、相手に対して敬意を表しながら自分の行動を伝えるため、特に目上の人や取引先に対して使う際に適しています。
3.3. 「お伝えした次第です」
「お伝えした次第です」は、情報を伝えるというニュアンスを強調したいときに使える表現です。この表現は、直接的に「伝える」行為にフォーカスしているため、場合によっては「連絡した次第です」よりもややカジュアルな印象を与えますが、それでもビジネスシーンで使えます。
例：
「会議の結果についてお伝えした次第です。」
「新しいシステムについてお伝えした次第です。」
4. 「連絡した次第です」を使う際の文脈と例文
ビジネスにおいて「連絡した次第です」を使う場面として、以下のようなシチュエーションがあります。これらの例文を参考にして、適切なタイミングと表現を選んでください。
4.1. 進捗報告
進捗状況や仕事の進行具合を報告する際に「連絡した次第です」を使うことがよくあります。例えば、プロジェクトの進捗報告や会議の結果について伝える際に使われます。
例：
「本日、会議の結果について連絡した次第です。」
「進捗については、先ほど連絡した次第です。」
4.2. 新しい情報の通知
新しい情報を相手に通知する場合にも使います。特に、新しい予定や変更点を伝える場合には、「連絡した次第です」が適切です。
例：
「新しいスケジュールについて先ほど連絡した次第です。」
「変更された事項についてお知らせした次第です。」
5. 結論
「連絡した次第です」という表現は、ビジネスにおいて非常に便利で重要なフレーズですが、その使い方には注意が必要です。相手や状況に応じて適切な敬語表現を使い分けることで、円滑なコミュニケーションが実現できます。また、代替表現を使うことで、より柔軟で適切な表現ができるようになります。適切なタイミングで使い、相手に敬意を示しながら伝えることを心がけましょう。
