「わかりづらくてすみません」は、日常的には相手に配慮を示す柔らかい表現ですが、ビジネスシーンでは少しカジュアルに受け取られることがあります。本記事では、その言葉の適切な使いどころ、フォーマルな言い換え、シチュエーション別の活用方法を豊富な例文とともに解説します。
1. 「わかりづらくてすみません」の意味と印象
1-1. 言葉の意味
「わかりづらくてすみません」は、自分の説明や伝え方が不十分だったことに対して謝罪する言い回しです。「わかりづらくて」は「理解しにくくて」と言い換えることもでき、「すみません」は謝意を表すカジュアルな敬語です。
1-2. 相手に与える印象
この表現は、ビジネスシーンで使っても失礼にあたることはありませんが、「すみません」という言葉が少し砕けた印象を与えるため、上司や社外の関係者にはやや軽く感じられる可能性があります。
1-3. 使用される場面
- 会議中の発言後 - 説明資料の不備を詫びるとき - 社内チャットやメールでの補足説明時
2. ビジネスではより丁寧な表現が好まれる理由
2-1. フォーマルな表現が信頼感につながる
相手が取引先や上司などの場合、丁寧さと正確さが求められます。曖昧な謝罪より、誠意と改善の意志を明確に伝える表現の方が信頼を得られます。
2-2. 内容の不明確さを補う表現が必要
「わかりづらくてすみません」だけでは、具体的にどこがわかりづらかったのかが伝わりません。相手が誤解しないよう、補足や再説明が必要です。
3. 丁寧で信頼感のある言い換え表現
3-1. フォーマルな言い換え例
- ご説明が不足しており、申し訳ございません - わかりにくい表現となってしまい、失礼いたしました - ご理解いただきにくい内容となり、深くお詫び申し上げます
3-2. 柔らかく伝える丁寧表現
- ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお知らせください - 表現が曖昧となってしまい、申し訳ありません - 内容が冗長となり、混乱を招いてしまったかと存じます
4. シーン別：使える例文
4-1. 資料を送るメールに添える場合
例文： 「ご確認いただきありがとうございます。内容に不明瞭な点があるかと存じますので、補足資料を添付いたしました。ご不明点がございましたらご指摘いただけますと幸いです。」
4-2. 会議やプレゼンの後のフォローアップ
例文： 「先ほどのご説明にて、要点が伝わりづらい部分がありましたこと、深くお詫び申し上げます。改めて整理した内容をメールにてお送りいたします。」
4-3. 社内チャットでの補足
例文： 「先ほどのメッセージ、少々わかりづらかったかと思います。補足いたしますと、A案は◯◯、B案は△△という違いがございます。」
5. 逆効果になるNG表現とその理由
5-1. カジュアルすぎる謝罪表現
- ごめんなさい - すいません
これらは日常会話での使用にとどめ、ビジネスでは避けた方が無難です。特に「すいません」は口語の中でも最もカジュアルな部類です。
5-2. 責任を曖昧にする言い方
例： 「もし伝わっていなければすみません」 → 相手側の理解力に問題があるように受け取られる恐れがあります。
6. 「わかりづらい」を言い換える表現一覧
6-1. 「わかりづらい」の代替語
- 不明瞭な - 複雑な - 誤解を招きやすい - 混乱を生むような
6-2. 文例にして活用
- 「内容が不明瞭となっており、申し訳ございません」 - 「ご説明が複雑となってしまい、失礼いたしました」 - 「誤解を招くような表現がありましたことをお詫びいたします」
7. 丁寧な謝罪にするための一工夫
7-1. 具体的に何がわかりづらかったかを明示
例： 「第三段落の比較表について、記載が不足しておりました」など、具体的な箇所を明示することで、相手も理解しやすくなります。
7-2. 補足や改善策を提示
例： 「補足資料をご用意しておりますので、ご確認いただければと存じます」 「ご希望であれば、口頭でも改めてご説明いたします」
8. 社内と社外での使い分け
8-1. 社内では柔らかい表現も可能
社内チャットや気心の知れた同僚に対しては、「わかりづらくてすみません」でも十分なケースがあります。ただし、文書化する場合や上長に向けた連絡では、より丁寧な表現が望ましいです。
8-2. 社外には常にフォーマルな表現を
社外対応では、カジュアルさを排除し、「申し訳ございません」「失礼いたしました」など、定型的で信頼される表現を選びましょう。
9. 英語での丁寧な言い換え例（海外とのやりとりがある場合）
9-1. 英文ビジネスメールの例文
- I apologize for the confusion caused. - I regret that the explanation was unclear. - Please let me know if anything is unclear. I’d be happy to clarify further.
9-2. 注意点
英語でも「Sorry」より「I apologize」や「I regret」などを使うと、よりフォーマルで丁寧な印象になります。
10. まとめ：配慮と誠意を伝える表現選びを
「わかりづらくてすみません」は、日常的な優しさや配慮を表す便利な言葉ですが、ビジネスの場では相手や状況に応じた丁寧な言い換えが求められます。表現を工夫し、誠実な姿勢を伝えることで、信頼関係を築く第一歩になります。謝罪にとどまらず、説明や対応を補う姿勢を示すことで、真摯な印象を与えましょう。
