ビジネスや個人のやり取りにおいて、相手に迷惑をかけた際には、謝罪の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。その際、お詫びの品を送るだけでなく、誠意のこもった添え状を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。しかし、「どのような表現を使えばよいのか？」と悩む方も多いでしょう。本記事では、お詫びの品に添える添え状の基本的な書き方や、シチュエーション別の例文を紹介します。
1. お詫びの品に添える添え状の基本
お詫びの品に添える添え状を書く際は、誠意を込めて謝罪の気持ちを伝えることが重要です。
1-1. 添え状に含めるべき要素
お詫びの品に添える添え状には、以下の要素を含めると、より誠意が伝わりやすくなります。
- 冒頭の挨拶
- 謝罪の言葉
- 今回の経緯やトラブルの説明（必要に応じて）
- お詫びの品についての言及
- 今後の対応や再発防止策
- 締めの挨拶
1-2. 添え状を書く際のポイント
添え状を書く際には、以下の点に注意しましょう。
- 簡潔かつ誠意のある文面を心がける
- 言い訳がましくならないよう注意する
- 謝罪の意図を明確にする
- 今後の対応について触れ、再発防止の姿勢を示す
2. お詫びの品に添える添え状の基本構成
お詫びの品に添える添え状は、以下の構成で書くと伝わりやすくなります。
2-1. 書き出しの挨拶
例：「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」
2-2. 謝罪の言葉
例：「このたびは、○○の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。」
2-3. 具体的な経緯（必要に応じて）
例：「○○の手配が遅れてしまい、ご不便をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。」
2-4. お詫びの品について
例：「ささやかではございますが、心ばかりのお詫びの品をお送りいたしました。」
2-5. 今後の対応や再発防止策
例：「今後はこのようなことがないよう、細心の注意を払ってまいります。」
2-6. 締めの挨拶
例：「何卒、ご寛容いただけますようお願い申し上げます。」
3. シチュエーション別 お詫びの品に添える添え状の例文
具体的なシチュエーションごとの添え状の例文を紹介します。
3-1. 商品の発送遅延に対するお詫び
拝啓 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、ご注文いただきました○○の発送が遅れましたこと、深くお詫び申し上げます。
本来であれば、ご指定の日時までにお届けすべきところ、弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
つきましては、ささやかではございますが、お詫びの品をお送りいたしましたので、ご査収いただければ幸いです。
今後は再発防止に努め、より一層の品質向上に努めてまいります。
何卒、ご寛容賜りますようお願い申し上げます。
敬具
3-2. 取引先への納品ミスのお詫び
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の納品ミスによりご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
今後は同様のミスが発生しないよう、再発防止策を徹底いたします。
お詫びのしるしとして、心ばかりの品をお送りいたしましたので、ご受納賜りますようお願い申し上げます。
何卒、今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
3-3. 個人的な謝罪の添え状
○○様
このたびは、私の不注意により○○の件でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
深く反省するとともに、今後はこのようなことがないよう気をつけてまいります。
心ばかりではございますが、お詫びの品をお送りいたしましたので、お納めいただけますと幸いです。
改めてお詫び申し上げます。
○○（自分の名前）
4. お詫びの品に添える添え状を書く際の注意点
添え状を書く際には、以下の点に注意しましょう。
4-1. 言い訳をしない
謝罪の際に言い訳が多いと、かえって誠意が伝わりにくくなります。
4-2. 感謝の言葉を添える
「ご寛容いただけますと幸いです」など、相手の理解を求める表現を入れましょう。
4-3. 再発防止策を伝える
同じミスを繰り返さないための対策を述べると、相手に安心感を与えられます。
4-4. 簡潔にまとめる
長文になりすぎず、要点を押さえた簡潔な文章を心がけましょう。
5. まとめ
お詫びの品に添える添え状は、謝罪の気持ちをしっかり伝えるために重要な役割を果たします。本記事の例文を参考にしながら、状況に応じた適切な表現を選び、誠意の伝わる添え状を作成しましょう。
