ビジネスシーンでよく目にする「とのこと」という表現は、第三者から伝えられた情報や報告内容を客観的かつ丁寧に伝えるために使われます。しかし、同じ表現を使い続けると文章が単調になったり、ニュアンスが曖昧になったりすることもあるため、状況に応じた適切な言い換えが求められます。本記事では、「とのこと」の基本的な意味、由来、ビジネス文書における使い方、具体的な言い換え表現と例文、注意点などについて詳しく解説し、効果的なコミュニケーションを実現するための知識を提供します。
1. 「とのこと」の基本的な意味と役割
「とのこと」とは、第三者から伝えられた情報を、客観的に引用する際に使われる表現です。たとえば、上司や取引先、または他部署からの連絡や報告内容を伝える場合に、「〇〇とのことです」という形で用いられます。この表現は、情報の正確性や出所を明示することで、信頼性を高める効果があります。
1.1 「とのこと」の意味
「とのこと」は、「〜ということ」という意味で使われ、発言や報告の内容を引用する際の定型表現です。たとえば、「社長は来週、新プロジェクトを開始するとのことです」といった使い方をすれば、社長の発言内容を丁寧に伝えることができます。
1.2 ビジネスシーンにおける役割
ビジネス文書や会議の議事録、メールなどで「とのこと」は、情報の出所を示しつつ、客観的な事実として伝えるために不可欠です。これにより、報告内容が単なる自分の意見ではなく、第三者からの情報に基づいていることが明確になり、文章全体の信頼性が向上します。
2. 「とのこと」を使う際の基本ルール
「とのこと」を正しく使用するためには、いくつかの基本ルールを守る必要があります。ここでは、情報の引用や伝達において意識すべきポイントを解説します。
2.1 情報の出所を明確にする
「とのこと」を使う際は、必ず情報の出所を明記することが重要です。たとえば、「〇〇部長からの指示とのことです」と記載することで、情報の信頼性を高めるとともに、責任の所在も明確になります。
2.2 客観的に事実を伝える
「とのこと」は、主観的な意見や解釈を避け、あくまで客観的な事実を伝えるために使用します。情報を引用する際には、余計な解釈を挟まず、事実としての内容をそのまま伝えることが求められます。
2.3 適切な文脈での使用
ビジネス文書では、公式な報告やメール、議事録など、文脈に応じた使用が必要です。引用する情報の性質や受け手との関係性に応じて、表現を使い分けることで、文章全体の一貫性が保たれます。
3. 「とのこと」の言い換え表現とその使い分け
「とのこと」は定型表現として便利ですが、状況や文脈に応じて、より適切な言い換えを用いることが有効です。以下に、ビジネスシーンでよく使われる言い換え表現とその例文を紹介します。
3.1 「〜と申されております」
「〜と申されております」は、より丁寧でフォーマルな表現です。目上の方や取引先への報告、公式文書で使用するのに適しています。
例文：
「新製品の発売につきましては、来月初旬に開始する、と申されておりますので、詳細は追ってご連絡いたします。」
3.2 「〜だそうです」
「〜だそうです」は、比較的カジュアルな状況や、伝聞情報を柔らかく伝える場合に使用されます。社内メールやカジュアルな会話での使用に適しています。
例文：
「先日の会議では、来週から新しいプロジェクトが始まるだそうです。」
3.3 「〜との報告がありました」
「〜との報告がありました」は、情報の客観性を強調したい場合に用いられる表現です。公式な報告書や議事録で使われ、事実として情報を伝える際に効果的です。
例文：
「各部署からのフィードバックを集約した結果、改善策を講じるとの報告がありました。」
4. ビジネスシーンにおける具体的な使用例
以下に、ビジネスシーンで「とのこと」やその言い換え表現を使用した具体的な例文を紹介します。状況に応じた使い分けを参考にしてください。
4.1 上司からの指示や報告を引用する場合
例文１：
「本件につきましては、〇〇部長から『今後の業務改善に向けた対策を講じる』とのことですので、早急に具体策を検討しております。」
例文２：
「先日の会議では、社長より『市場拡大に向けた新たな戦略を打ち出す』と申されております。詳細は追ってご報告いたします。」
4.2 取引先からの連絡内容を引用する場合
例文３：
「お客様からのお問い合わせにつきましては、『近日中に改めてご連絡いたします』だそうですので、今しばらくお待ちいただければと存じます。」
例文４：
「先方の担当者より、『契約内容に関して再検討する必要がある』との報告がありました。こちらでも検討を進めておりますので、改めてご連絡差し上げます。」
4.3 社内連絡や報告書での使用例
例文５：
「本日の業務会議において、各部署より『業務プロセスの改善が必要』との報告がありました。今後は、具体的な対策を講じる予定です。」
例文６：
「弊社内からは、〇〇プロジェクトに関して『現状維持が難しい』と申されております。今後、改善策の策定に全力で取り組む所存です。」
5. 「とのこと」言い換えの使い分けのポイント
「とのこと」の言い換え表現は、状況や相手、文書のフォーマル度に応じて使い分ける必要があります。ここでは、適切な表現を選ぶためのポイントをまとめます。
5.1 対象となる相手を考慮する
目上の方や取引先、公式な文書では「〜と申されております」や「〜との報告がありました」といった表現が適しています。一方、社内のカジュアルな連絡や友人同士の会話では「〜だそうです」など、柔らかい表現が使われることが一般的です。
5.2 報告内容の客観性を保つ
引用する情報が正確で客観的であることを示すため、事実として伝える表現を用いることが重要です。自己の意見や解釈を混ぜず、情報の出所を明確にすることで、信頼性の高いコミュニケーションが実現します。
5.3 文脈に合わせたトーンの調整
正式な会議報告書やメールでは、フォーマルな言葉遣いが求められますが、内部連絡やカジュアルな会話では、より柔らかい表現が適しています。状況に合わせて、適切な言い換え表現を選び、全体のトーンを統一することが重要です。
6. まとめ
本記事では、「とのこと」の意味、由来、正しい使い方と効果的な言い換え表現について徹底解説しました。第三者から伝えられた情報を客観的かつ丁寧に引用するこの表現は、ビジネスシーンにおける信頼性と敬意を高めるための重要なツールです。ぜひ、今回の解説を参考に、状況に応じた最適な表現を活用し、円滑な情報伝達とコミュニケーションの向上にお役立てください。
