ビジネスメールやレポート、論文で「説明」という言葉をそのまま使ってよいのか、迷ったことはありませんか。日常的で便利な言葉ですが、ビジネスメールでは幼く見えたり、レポートや論文では抽象的すぎると判断されることがあります。本記事では「説明」を中心に、ビジネスメール、レポート、論文それぞれの場面に適した言い換え表現を詳しく解説します。文章の信頼性と説得力を高める表現力を身につけましょう。
1. 「説明」がビジネスメールで与える印象とは
「説明」は誰でも使いやすい言葉ですが、ビジネスメールでは注意すべき点があります。
1-1. 口語的で軽い印象になりやすい
「説明します」「ご説明ください」といった表現は、社内では問題なくても、社外向けのビジネスメールではやや簡潔すぎる印象を与えることがあります。
1-2. 行為の内容が曖昧になりやすい
説明と一口に言っても、概要説明、詳細説明、背景説明など内容はさまざまです。「説明」だけでは、どの程度の情報を指すのかが分かりにくくなります。
1-3. レポートや論文では評価が下がる場合もある
レポートや論文では、「説明」はやや日常的で、学術的・分析的な文章には不向きとされることがあります。
2. ビジネスメールで使える「説明」の言い換え表現
ビジネスメールでは、「説明」を状況に応じて言い換えることで、文章の質が向上します。
2-1. 丁寧さを重視した言い換え
・ご案内
・ご連絡
・ご報告
「説明」よりも柔らかく、社外向けビジネスメールに適しています。
2-2. 内容を明確にする言い換え
・概要をご案内いたします
・詳細についてご共有いたします
・背景をご説明申し上げます
説明の範囲を明確にすることで、相手の理解が深まります。
2-3. 依頼時の言い換え
・ご教示いただけますでしょうか
・ご共有いただけますと幸いです
・ご説明賜りますようお願い申し上げます
「説明してください」よりも丁寧で配慮のある表現です。
2-4. 謝罪やフォローを伴う言い換え
・経緯をご報告いたします
・事情をご説明申し上げます
トラブル対応のビジネスメールでは、事実関係を整理した印象を与えられます。
3. レポートにおける「説明」の言い換え表現
レポートでは、主観を排し、論理的な文章構成が求められます。
3-1. 客観性を高める言い換え
・記述する
・示す
・明らかにする
「説明する」よりも分析的でレポート向きの表現です。
3-2. 構造を示す言い換え
・以下に概要を示す
・結果を整理する
・背景を整理する
文章の構成が明確になり、読み手に親切な表現になります。
3-3. 考察部分での言い換え
・要因を分析する
・理由を検討する
・影響を考察する
単なる説明ではなく、思考過程を示すことが評価されます。
4. 論文での「説明」の適切な言い換え
論文では「説明」という言葉は極力避け、専門的な表現に置き換えます。
4-1. 学術的に適した言い換え
・記述する
・論じる
・示唆する
論文では客観性と論理性が最重要です。
4-2. 実験や調査結果での言い換え
・結果を示す
・傾向を明らかにする
・相関関係を示す
「説明」ではなく、データを主体にした表現が求められます。
4-3. 先行研究を扱う際の表現
・先行研究では以下が報告されている
・既存研究において示されている
論文では引用と整理が重要です。
5. ビジネスメール・レポート・論文別 言い換え早見表
5-1. ビジネスメール
・ご案内
・ご報告
・ご共有
5-2. レポート
・示す
・整理する
・分析する
5-3. 論文
・記述する
・論じる
・明らかにする
6. 「説明」を言い換える際の注意点
6-1. 相手や読み手を意識する
ビジネスメールでは相手との関係性、レポートや論文では評価者の視点を考慮します。
6-2. 抽象語で終わらせない
「説明する」だけでなく、何をどうするのかを明確にします。
6-3. 同じ表現を繰り返さない
文章全体の質を保つため、言い換えを適切に使い分けましょう。
7. 「説明」のNG例と改善例
7-1. ビジネスメールのNG例
・後ほど説明します
・資料を説明します
7-2. 改善例
・後ほど詳細をご案内いたします
・資料の内容をご共有いたします
8. 「説明」を使わない文章を書くためのコツ
8-1. 名詞化を意識する
・説明する → 記述
・説明を行う → 整理
文章が引き締まり、レポートや論文向きになります。
8-2. 動作を具体化する
読む側が行動や内容を想像できる表現を心がけます。
9. まとめ 「説明」の言い換えで文章の評価は大きく変わる
「説明」は便利な言葉ですが、ビジネスメールでは軽く見え、レポートでは主観的、論文では不十分と判断されることがあります。適切な言い換えを行うことで、文章はより丁寧で論理的になり、信頼性が高まります。ビジネスメール、レポート、論文それぞれの特性を理解し、「説明」を最適な表現に言い換える力を身につけましょう。
