ビジネスメールや手紙で「追伸」という言葉を目にしたことがある方は多いのではないでしょうか。書き足しや補足のような使い方が主ですが、正確な意味や適切な使用タイミング、敬語表現との相性まで、実は誤用されがちな表現でもあります。本記事では「追伸」の基本的な意味から、ビジネスシーンにおける使い方、文末表現としての注意点まで詳しく解説します。
1. 「追伸」とは何か
1.1 「追伸」の基本的な意味
「追伸（ついしん）」とは、手紙やメールの本文を締めくくった後に、補足的な内容や伝え忘れた事項を追加するために用いられる表現です。英語でいえば「P.S.（postscript）」に該当します。
基本的には本文を書き終えた後、「忘れずに伝えたい」「ちょっとしたメッセージを添えたい」といった際に使われます。
1.2 ビジネスとプライベートでの使い分け
プライベートな手紙やカジュアルなメールでは、追伸は柔らかさや親しみを伝える表現として有効ですが、ビジネスメールでは乱用を避けるべきです。あくまでも補足情報や軽い伝言程度にとどめるのがマナーです。
2. 「追伸」の正しい使い方
2.1 使用タイミング
「追伸」は、本来は締めくくりの挨拶文や署名の後に書くのが一般的です。しかし、ビジネスメールの場合は署名前に入れるのが適切です。形式としては次のような順になります。
本文
結びの挨拶
追伸（必要であれば）
署名
2.2 書き方と位置関係
文末に「追伸：」と記し、その後に一文程度の補足内容を書くのが基本スタイルです。改まった文書では「P.S.」のような表記は避けたほうが無難です。
【例】
追伸：次回の会議は木曜日に変更となっております。ご確認をお願いいたします。
3. ビジネスメールにおける「追伸」の注意点
3.1 使いすぎに注意
追伸を多用すると、本文で伝えるべき内容が漏れていた印象を与え、メール全体の印象を損なう恐れがあります。重要な情報やお願いごとは本文に含めるよう心がけましょう。
3.2 フォーマル度とのバランス
「追伸」は少々カジュアルな印象を持つため、フォーマルな場では不向きです。取引先の上役や役員に向けた文書では、使用を避けた方が賢明です。
3.3 署名との順番に気をつける
署名の後に追伸を入れると不自然な構成になります。ビジネスメールでは署名の前に追伸を配置することで、全体がすっきりとまとまります。
4. 「追伸」に代わる言い換え表現
4.1 「補足までに」
ビジネス文書でややかしこまった印象を与えたい場合は、「補足までに」「念のためお伝えします」といった表現が適しています。
【例】
補足までに、会議の議事録は今週中に共有いたします。
4.2 「最後に一言」
カジュアルなメールや、社内でのやり取りでは「最後に一言」といった自然な表現が使えます。本文との緩急をつける効果もあります。
【例】
最後に一言、週末はゆっくりお休みください。
5. 「追伸」の文例集
5.1 社内メールでの例
追伸：資料は最新のものに差し替えております。念のためご確認ください。
5.2 お礼メールでの例
追伸：昨日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
5.3 お詫びメールでの例
追伸：本件についてご不明点がありましたら、何なりとお知らせください。
5.4 プライベートな手紙での例
追伸：あのレストラン、ぜひまた一緒に行きましょう。
6. 「追伸」が持つ心理的効果
6.1 読み手への印象を強める
メールや手紙の最後に加える一言は、読み手に強い印象を残します。追伸は、本文とは異なるトーンやメッセージを伝えることで、印象付けや余韻をもたらす効果があります。
6.2 親しみや柔らかさの演出
フォーマルな文書の締めとして、やや崩したトーンで気遣いやユーモアを添えることで、相手に親しみを与えることもできます。
7. メール文化と「追伸」の関係性
7.1 メールの短文化と追伸の価値
メールのやりとりが簡略化される中でも、「追伸」は人間的な温かみや気配りを伝える手段として重宝されます。LINEやチャットでは見られない、文章文化ならではの表現です。
7.2 日本語特有の丁寧さと補足
日本語のビジネス文書では、相手への配慮や遠慮が重視されます。「追伸」は、本文で書ききれなかった思いや軽い補足を丁寧に添える手段として、今後も活用される表現です。
8. まとめ：追伸は丁寧な補足表現として有効
「追伸」は、手紙やメールの最後に添えることで、読み手との距離を縮めたり、伝え忘れたことを自然に伝える効果的な表現です。ただし、ビジネスでは使い方やタイミングに注意が必要です。相手との関係性や文脈に応じて、適切に使い分けることが大切です。追伸は文末のちょっとした一言だからこそ、言葉選びに気を配ることで相手の印象も大きく変わります。
