ビジネスにおいて、適切な敬語を使うことは非常に重要です。特に「しておきます」という言い回しは、丁寧さと自分の意図を伝えるために非常に多く使用されます。しかし、この言葉を適切に使わないと、相手に誤解を与えることもあります。本記事では、「しておきます」という表現の敬語としての使い方、適切な使いどころ、そして注意点について解説します。
1. 「しておきます」の基本的な意味と使い方
1.1 「しておきます」の定義と使い方
「しておきます」という表現は、相手に対して行動を予告する際や、何かを事前に準備しておくことを伝えるために使われます。基本的には、依頼されたことや仕事をきちんと実行する意志を表現する際に用いられます。丁寧に相手に伝えつつ、自分の行動に対しての責任感や、やり遂げる姿勢を示す重要なフレーズです。
例えば、同僚から「この資料、明日までに作成しておいてください」と言われた場合、「分かりました。資料は明日までに作成しておきます」と返答することができます。この場合、「しておきます」は、依頼された内容を確実に実行する意志を伝えています。
1.2 敬語としての位置づけ
「しておきます」という表現は、謙譲語の一種であり、相手に対して敬意を示す役割を果たします。特にビジネスシーンでは、上司や取引先に対して使う場合、この表現を用いることで自分の責任感や、相手に対する配慮を表現できます。しかし、注意すべき点として、あまりにも堅苦しい表現にならないように気をつけることが求められます。
2. 「しておきます」のビジネスシーンでの使い方
2.1 依頼されたことを実行する際
最も一般的に使われるシチュエーションとして、上司や同僚から依頼された仕事やタスクを遂行する際に「しておきます」を使うことが挙げられます。この場合、「しておきます」は「必ず実行します」「確実にやります」という意味合いを含んでいます。例えば、次のように使います。
「会議の準備、しておきます。」
「資料はすぐに送付しておきます。」
このように、頼まれたことを確実に実行する意志を示す際に有効です。
2.2 事前の準備を伝える場合
「しておきます」は、仕事の事前準備を行うことを伝える際にも使用されます。例えば、重要な会議の前に資料を整えておく場合や、何かの手配をしておく場合に使われます。以下のようなフレーズが適切です。
「必要な書類はあらかじめ用意しておきます。」
「次回のプレゼンテーション資料は事前に確認しておきます。」
このように、未来のために準備しておくという意味で使われることが多いです。
2.3 相手に安心感を与える場合
「しておきます」を使うことで、相手に安心感を与えることができます。特に、何かを依頼された際に、自分が確実にそれを実行するという信頼感を伝えることができるため、安心して任せてもらえます。以下のように使うことができます。
「その点についてはしっかり確認しておきますので、心配いりません。」
「ご依頼いただいた内容、確実に対応しておきます。」
この表現を使うことで、相手は自分に対して信頼を持ちやすくなります。
3. 「しておきます」の言い換え表現
3.1 「いたします」
「しておきます」の言い換えとして、より丁寧に表現する場合には「いたします」を使うことができます。「いたします」は「します」の謙譲語であり、より丁寧な表現です。例えば、
「資料の準備をいたします。」
「確認をいたします。」
こちらの方が、特に目上の人や取引先に対して、さらに敬意を示すことができます。
3.2 「させていただきます」
「させていただきます」は、さらに謙虚な言い回しとして使うことができます。特に、依頼に対して自分が行動することを強調したい場合に適しています。例えば、
「お手続きをさせていただきます。」
「確認させていただきます。」
この表現も非常に丁寧で、相手に対して深い敬意を示すことができます。
3.3 「準備しておきます」
「しておきます」自体も準備や準備作業を意味しますが、より明確に準備を伝えたい場合には「準備しておきます」を使うこともあります。例えば、
「会議の資料を準備しておきます。」
「必要な物品を準備しておきます。」
このように使うことで、具体的な行動を伝えることができます。
4. 「しておきます」を使う際の注意点
4.1 あまりに頻繁に使わないようにする
「しておきます」という表現は非常に便利ですが、あまりに頻繁に使いすぎると、逆に不自然に感じられることがあります。特に、同じ表現を何度も使うと、相手にとっては堅苦しく、形式的に感じられる場合があります。適度に使うことが重要です。
4.2 依頼を避ける表現を使わないようにする
「しておきます」と使う場面では、依頼に対して自分が実行する意思を伝えますが、相手に強く頼む意図が伝わる場合があります。そのため、依頼をする際には、無理に使うのではなく、相手に配慮した表現を心掛けましょう。例えば、上司に依頼する際に、あまりにも強く「しておきます」と言い過ぎないように注意します。
4.3 自分の予定が決まっていない場合は避ける
「しておきます」を使う場合、自分が確実に実行できる場合に限るべきです。もし自分の予定が未定である場合や、実行するかどうかが不確実な場合には、「しておきます」を使わない方が良いです。代わりに、「できるだけ早く確認いたします」など、やや柔軟な表現を使いましょう。
5. まとめ：ビジネスシーンでの「しておきます」の重要性
「しておきます」という表現は、ビジネスシーンにおいて非常に重要な役割を果たします。相手に対して自分の意志を伝えるだけでなく、信頼感を与え、円滑なコミュニケーションを築くためにも大切です。ただし、適切なタイミングと使い方を心掛け、状況に応じた表現を使うことが求められます。
適切な敬語を使いこなすことで、職場での信頼を深め、円滑な業務運営が可能となります。日々のコミュニケーションの中で、「しておきます」を上手に使うことで、より良い関係を築くことができるでしょう。
