「外せない用事」という表現は、予定や約束の中でも特に優先度が高く、どうしても変更・キャンセルできない事情を伝える際に使われます。ビジネスでもプライベートでも頻繁に登場する言葉ですが、使い方によっては相手に不快感を与える可能性もあるため、適切な表現と配慮が求められます。本記事では、「外せない用事」の正しい意味、使い方、ビジネスシーンでの例文、注意点を詳しく解説します。
1. 「外せない用事」とは
1.1 意味
「外せない用事」とは、
「どうしても予定変更やキャンセルができない大事な用件」
を指す言葉です。
- 重要な打ち合わせ
- 家族の一大イベント
- 医療機関での受診予定
- 公式行事や式典
このように、個人の都合だけでなく、客観的にも「やむを得ない」と認められる予定を指すことが一般的です。
1.2 主な使用シーン
- 予定変更や欠席を伝えるとき
- 優先順位を説明するとき
- 事前にスケジュール調整をお願いするとき
例
「その日は外せない用事が入っておりまして、参加が難しいです。」
「外せない用事のため、時間をずらしていただけると助かります。」
2. 「外せない用事」のビジネスシーンでの言い換え表現
2.1 先約がございます
よりフォーマルで角の立たない言い換え表現です。
例
「当日はあいにく先約がございまして、別日程での調整をお願いできれば幸いです。」
2.2 重要な予定が入っております
相手に配慮しながら、予定の優先度をやんわり伝える言い方です。
例
「重要な予定が入っているため、誠に申し訳ございませんが、欠席させていただきます。」
2.3 公務がございます
公的な予定や、避けられない業務がある場合に適しています。
例
「当日は公務がございますため、伺うことができません。」
2.4 どうしても外せない事情がございます
理由を詳しく説明したくない場合に使いやすい表現です。
例
「どうしても外せない事情がございますので、後日改めてご挨拶に伺います。」
3. ビジネスメールやメッセージでの例文集
3.1 予定変更をお願いする場合
件名：お打ち合わせ日程変更のお願い
本文
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
誠に恐縮ですが、〇月〇日のお打ち合わせについて、外せない用事が入ってしまったため、日程の再調整をお願いできればと存じます。
ご多忙のところ大変申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
3.2 欠席連絡をする場合
件名：〇〇会議欠席のご連絡
本文
〇〇様
お世話になっております。
急なご連絡となり恐縮ですが、当日は外せない用事があり、会議を欠席させていただきたく存じます。
事前に資料を提出させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。
3.3 社内メッセージで一言伝える場合
「申し訳ありません、明日は外せない用事があるため、午前中不在となります。」
「〇日の件ですが、外せない用事により別日程をご相談させてください。」
4. 日常生活での自然な使い方
4.1 友人との約束変更時
「ごめん、その日外せない用事が入ってしまって…別の日にしない？」
4.2 家族への連絡
「明日の昼は外せない用事があるから、夜なら大丈夫だよ。」
5. 使用時の注意点
5.1 理由を明かすべきか判断する
相手との関係性や状況によっては、単に「外せない用事」とするだけでなく、
「家族の行事がありまして」など、可能な範囲で理由を添えると理解を得やすくなります。
5.2 頻繁な使用は避ける
「外せない用事」を理由に何度も断ると、信用を損なう場合があります。
やむを得ない事情に限って使い、誠実な態度を示すことが大切です。
5.3 代替案を添える
欠席や変更をお願いする際は、代替案（別日程や資料提出など）を提示することで、相手に対する誠意が伝わります。
例
「別日に調整可能ですので、ご希望の日程を教えていただけますでしょうか。」
6. まとめ
「外せない用事」という表現は、予定変更や欠席をやむを得ず伝える際に役立つ便利な言葉です。
ビジネスでは「先約がございます」「重要な予定が入っております」など、状況に応じた丁寧な言い換え表現を選ぶことで、相手への配慮をより明確に伝えることができます。
常に誠意ある対応を心がけ、代替案の提示や感謝の言葉を添えることで、信頼関係を大切に築いていきましょう。
