ビジネスメールや文書で頻出する「同封しております」という表現。資料や書類を送付する際に便利な一文ですが、実は使い方を誤ると失礼にあたることもあります。本記事では、ビジネスにおける「同封しております」の正しい使い方や類語との違い、実際の例文まで詳しく解説します。
1. 「同封しております」の意味と使いどころ
1-1. 「同封しております」とは？
「同封しております」とは、手紙や文書に資料や書類などを一緒に封入していることを丁寧に伝える表現です。主にビジネス文書で、相手に送付物があることを知らせるときに使われます。
この表現は敬語の一種で、「同封する」に丁寧語の「～しております」をつけることで、相手に対する配慮を表します。
1-2. 使われる場面の例
見積書や請求書の送付時
パンフレットや会社案内の同封時
契約書や同意書の送付時
資料請求に応じる返答メール
ビジネスにおいて、添付ファイルや郵送物の送付を知らせる表現として非常に汎用性が高いです。
2. 「同封しております」の正しい使い方
2-1. メール文例での使用
以下は、実際のメールでの使用例です。
件名：見積書送付の件
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
早速ではございますが、見積書を同封しておりますので、ご確認のほどお願い申し上げます。
ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
このように、「同封しております」は文頭ではなく、文中で自然に用いるのが一般的です。
2-2. 手紙や郵送文書での使用
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日ご依頼いただきました資料を同封しておりますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
郵送の際は、前後に丁寧な挨拶文や説明を加えることで、よりビジネスマナーに即した文章になります。
3. 「同封しております」の言い換え表現
3-1. より丁寧な言い換え
「ご査収ください」：受け取りの確認を促す言葉
「お目通しいただけますと幸いです」：目を通してもらいたいとき
「同封いたしました」：過去形で使いたい場合
「しております」は現在進行形であるため、すでに送ったことを伝える際には「同封いたしました」が自然です。
3-2. カジュアルなビジネス表現
「資料をお送りいたします」
「〇〇を添付しております」
メールでは添付ファイルのことを伝えるときに「添付しております」が適しています。「同封」は物理的な封入を指すので、メールでは避けるのが無難です。
4. 「同封しております」使用時の注意点
4-1. メールでの誤用に注意
「同封」という言葉は物理的な封筒などに何かを入れる意味合いがあるため、メールでPDFやWordなどを添付する場合は「添付いたします」「添付しております」を使用する方が適切です。
4-2. 誤送・漏れのリスクに配慮する
「同封しております」と記載していても、実際には入れ忘れていたというケースもあります。封入物の確認は必須です。封入リストを作成して、ダブルチェックを行いましょう。
5. ケース別：例文で学ぶ「同封しております」
5-1. 見積書送付時
お世話になっております。
ご依頼いただきました〇〇に関しまして、見積書を同封しておりますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
5-2. 資料請求対応時
このたびは資料請求をいただき、誠にありがとうございます。
ご希望の資料を同封しておりますので、お時間のある際にご覧くださいませ。
5-3. 契約書送付時
先日お打ち合わせさせていただきました内容に基づき、契約書を同封しております。内容をご確認いただき、ご不明点がございましたらご連絡ください。
6. 「同封しております」を使いこなして信頼感を得よう
「同封しております」という表現は、ビジネスのあらゆる場面で使われる基本の一文です。正しい文脈で丁寧に用いることで、相手に対して信頼感や誠意を伝えることができます。また、表現の使い分けを意識することで、さらに洗練されたビジネス文書を作成することが可能です。
相手の立場を尊重しつつ、明瞭に意図を伝える「同封しております」。これをしっかり使いこなせるようになることで、あなたのビジネスコミュニケーション力も一段と高まるはずです。
6-1. ビジネスシーンでの信頼構築における「同封しております」の役割
ビジネスにおいて「同封しております」という表現を適切に使うことは、相手に対する信頼構築にもつながります。たとえば、必要な書類を事前に予告し、その上で確実に送付している姿勢を示すことで、「丁寧で信頼できる相手」という印象を与えることができます。言葉遣いひとつで相手の感じ方が大きく変わるビジネスシーンでは、こうした細部に気を配ることが、長期的な信頼関係の構築につながるのです。「同封しております」はただの定型句ではなく、ビジネスマナーの一環として意識的に使いこなしていきましょう。
