ビジネスメールやチャットで「とのこと承知いたしました」という表現を使う場面は多いですが、正しく丁寧に使えているでしょうか？敬語表現としてふさわしいか、意味に誤解がないかを理解しておくことは、信頼されるビジネスパーソンになるために重要です。本記事では、「とのこと承知いたしました」の正確な使い方、類似表現との違い、注意点を詳しく解説します。
1. 「とのこと承知いたしました」の意味と使い方
1.1 「とのこと承知いたしました」とは？
「とのこと承知いたしました」は、誰かから聞いた内容や伝えられた情報に対し、それを理解し受け入れたという敬意を込めた返答です。ビジネスの文脈では、報告・連絡を受けた際に使われる定番の表現です。
1.2 どんな場面で使う？
このフレーズは、目上の人や取引先に対して使うのが一般的で、以下のような場面でよく使われます。
上司からの業務指示を受けたとき
クライアントからの要望や連絡を受けたとき
会議や予定変更の伝達に対する返答
例文：
「○○様より、明日の会議は中止とのこと承知いたしました。」
「ご要望については、○○課長よりそのように伺っております。とのこと承知いたしました。」
2. 「とのこと承知いたしました」の敬語としての正しさ
2.1 二重敬語になっていないか？
「承知いたしました」は謙譲語＋丁寧語であり、「とのこと」と組み合わせても二重敬語にはなりません。正しい敬語表現として使うことができます。
2.2 敬語としての適切さ
「承知いたしました」は丁寧な表現であるため、社外・社内問わず丁寧に受け止める意を表すのに適しています。ただし、相手の発言を直接受け取って返答する場合は、「かしこまりました」などの方が自然なケースもあります。
3. 類似表現との使い分け
3.1 「かしこまりました」との違い
- かしこまりました：依頼や指示を「実行します」という意味合いが強い - 承知いたしました：情報を「理解しました」という意味に重点がある
例：
「会議室の予約をお願いします」→「かしこまりました」
「会議が中止になったそうです」→「とのこと承知いたしました」
3.2 「了解しました」との違い
「了解しました」はカジュアルで目上の人には使わない方が無難です。「とのこと承知いたしました」は、より丁寧なニュアンスを含んでおり、上司や顧客に使用しても問題ありません。
4. 「とのこと承知いたしました」の応用例文集
4.1 メールでの例文
- 「○○様より、本件は次週以降のご対応で構わないとのこと承知いたしました。」 - 「○○様より、プロジェクトの進行は一時中断とのこと承知いたしました。引き続き進捗を共有させていただきます。」
4.2 チャットやLINE WORKSでの例文
- 「○○部長より、ご指示の件は明日までで構わないとのこと承知いたしました。」 - 「○○様から、ご依頼はキャンセルとのこと承知いたしました。再確認ありがとうございました。」
4.3 電話対応時の使い方
- 「そのようにお伺いしております。とのこと承知いたしました。」 - 「○○様よりその旨、伺っております。承知いたしました。」
5. 使用時の注意点とマナー
5.1 伝聞の正確さを意識する
「とのこと」はあくまでも"人づて"に聞いた内容を伝える表現です。したがって、伝聞情報の内容を正しく理解して使うことが重要です。
5.2 間違った情報を承知しない
相手が誤解を招くような伝え方をしてきた場合、それをそのまま「承知いたしました」と返してしまうと、ミスの原因になりかねません。不明点はしっかり確認しましょう。
6. 言い換え表現とその使い分け
6.1 丁寧な言い換え
- 「○○との旨、承りました」 - 「○○と伺いました。承知いたしました」
6.2 少し柔らかい表現
- 「そのようにお伺いしております」 - 「お話の内容、確認いたしました」
7. 「とのこと承知いたしました」のNG使用例
7.1 目上の方に対してカジュアルな文脈で使う
たとえば、「部長、飲み会に参加されないとのこと承知いたしました〜！」などと軽いノリで使うのはNG。フォーマルさを保つ必要があります。
7.2 「とのこと」と「承知いたしました」の意味が曖昧なとき
言われた内容が不明確な場合は、無理に「承知いたしました」でまとめず、確認の上で返信するのが安全です。
8. まとめ
「とのこと承知いたしました」は、ビジネスメールや会話の中でよく登場する敬語表現の一つです。使うことで、丁寧かつ的確な意思疎通が可能となり、相手に誠実な印象を与えることができます。ただし、伝聞を正確に伝えること、使用場面に応じた言い換えや柔軟な対応を意識することが、よりスマートなコミュニケーションに繋がります。この記事を参考に、ぜひ正しい使い方をマスターしてください。
