会議やイベントなどへの参加が難しい場合、丁寧に「欠席いたします」と伝えることが重要です。ただし、状況に応じた言い回しやマナーを押さえていないと、失礼な印象を与えてしまうことも。本記事では「欠席いたします」の正しい使い方や言い換え表現、メール例文まで詳しくご紹介します。
1. 「欠席いたします」の意味とは
1.1 敬語としての位置づけ
「欠席いたします」は、「欠席する」の謙譲語です。自分が出席できないことをへりくだって丁寧に伝える表現で、ビジネスシーンやフォーマルなやり取りでよく使われます。
1.2 使う場面
・会議やイベントを欠席する連絡をする際 ・取引先からの招待を断るとき ・社内の公式な集まりに参加できない場合 どの場合も、理由を簡潔に添えることで、誠実な印象になります。
2. ビジネスシーンでの使い方
2.1 メールや文書で使う場合
メールで「欠席いたします」と伝えるときは、丁寧な文脈で理由を述べた後に、欠席の旨を伝えると良いでしょう。
【例文】
お世話になっております。
誠に恐縮ですが、私用により〇月〇日の会議を欠席いたします。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。
2.2 口頭でのやり取りの場合
丁寧にお詫びと理由を添えつつ、明確に欠席の意向を示すのがポイントです。
【例文】
恐れ入りますが、当日は外せない予定があり、欠席いたします。申し訳ございません。
3. 「欠席いたします」の言い換え表現
3.1 柔らかい印象を与える表現
・出席が叶いません ・あいにく参加できかねます ・今回は見送らせていただきます
3.2 より丁寧な敬語
・出席が難しい状況でございます ・誠に恐縮ですが欠席させていただきます ・都合によりご遠慮させていただきたく存じます
3.3 くだけた社内用の表現
・その日は参加できません ・予定が重なっております ・都合がつかず、欠席します
4. 欠席連絡をする際のマナー
4.1 連絡は早めに
欠席の意向が決まったら、できるだけ早く連絡するのがマナーです。前日や当日の連絡では相手に迷惑がかかることがあります。
4.2 理由を明確に伝える
やむを得ない事情がある場合は、簡潔に伝えるのが誠意ある対応です。ただし、プライベートな事情を詳細に語る必要はありません。
4.3 お詫びと感謝の言葉を添える
「申し訳ございません」「ご迷惑をおかけいたします」など、お詫びの一文を入れることで、丁寧で誠実な印象になります。
5. シーン別の欠席メール例文
5.1 社内会議を欠席する場合
〇〇部長 お疲れ様です。〇月〇日に予定されている定例会議ですが、外せない私用のため、欠席いたします。議事録を後ほど拝見させていただければと存じます。よろしくお願いいたします。
5.2 取引先のイベントを欠席する場合
株式会社〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 このたびご案内いただきました貴社主催のセミナーにつきまして、日程の都合により欠席させていただきます。貴重なご案内をいただきましたにも関わらず、誠に申し訳ございません。盛会を心よりお祈り申し上げます。
5.3 プライベートな会食を欠席する場合
〇〇さん ご連絡ありがとうございます。 大変残念ですが、当日は予定が重なっており、今回は欠席させていただきます。また次の機会を楽しみにしております。
6. 欠席後のフォローの仕方
6.1 議事録や資料の確認
会議やイベントに出席できなかった場合は、後日内容を確認し、関係者にお礼を伝えることが望ましいです。
【例】
先日の会議の資料をお送りいただき、ありがとうございます。内容を拝見し、対応が必要な点については早速進めてまいります。
6.2 次回への参加意思を示す
「今回は欠席しますが、次回は参加させていただきます」など、今後への意欲を伝えると印象が良くなります。
7. 「欠席いたします」のまとめ
「欠席いたします」は、ビジネスやフォーマルな場で丁寧に欠席を伝えるための基本表現です。状況に応じて言い換えや補足を加えることで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。誠実な対応と礼儀を大切にし、相手との信頼関係を築いていきましょう。
