ビジネスメールで「情報」という言葉を多用していませんか？便利な言葉である一方、抽象的で曖昧な印象を与えることもあります。また「情報共有を図る」という表現の敬語に迷う方も多いでしょう。本記事では「情報」「ビジネスメール」「言い換え」「情報共有を図る」「敬語」というkwを軸に、具体的な例文とともに詳しく解説します。
1. 「情報」のビジネスメールでの言い換えは？基本の考え方
「情報」は非常に汎用性の高い言葉ですが、その分意味が広く、内容がぼやけやすいという特徴があります。ビジネスメールでは、より具体的な言い換えを行うことで、伝わりやすさと説得力が高まります。
1-1. なぜ「情報」は抽象的になりやすいのか
「情報」には、
・データ
・連絡事項
・資料
・進捗状況
・市場動向
など、さまざまな意味が含まれます。
例えば、
情報をお送りします。
という文章では、何の情報なのかが明確ではありません。ビジネスメールでは、可能な限り具体的な内容に言い換えることが重要です。
1-2. ビジネスメールで求められる明確性
ビジネスメールでは、
・内容が具体的であること
・目的が明確であること
・敬語が適切であること
が求められます。
「情報」という言葉を適切に言い換えることで、文章全体の質が向上します。
2. 「情報」のビジネスメールでの言い換え一覧
ここでは「情報」の具体的な言い換え例を紹介します。
2-1. 内容別の「情報」の言い換え
・資料
・データ
・ご案内
・ご連絡事項
・詳細
・進捗状況
・参考資料
・関連内容
例文
会議資料をお送りいたします。
最新の市場データをご共有いたします。
本件の詳細をご案内申し上げます。
単に「情報」とするのではなく、具体的な内容に置き換えることがポイントです。
2-2. 社外向けビジネスメールでの丁寧な言い換え
・関連資料をお送りいたします
・参考情報としてご案内申し上げます
・最新状況をご報告申し上げます
・必要事項をお知らせいたします
例文
参考情報として、最新の業界動向をお知らせいたします。
本件に関する詳細資料を添付いたしましたので、ご確認ください。
「情報」という言葉を具体化し、「敬語」と組み合わせることで丁寧な印象になります。
3. 「情報共有を図る」の意味とビジネスメールでの課題
「情報共有を図る」はビジネスシーンでよく使われる表現です。しかしやや硬く、形式的な印象を与えることがあります。
3-1. 「情報共有を図る」は適切な表現か
意味としては問題ありませんが、やや抽象的です。
例
関係部署と情報共有を図ります。
この場合、
・どの情報か
・どのように共有するのか
が不明確です。
3-2. より具体的な言い換え
・関係部署へ内容を周知いたします
・最新状況を共有いたします
・会議にて説明の機会を設けます
・資料を配布いたします
具体的な行動に落とし込むことで、実務的な印象になります。
4. 「情報共有を図る」の敬語表現と言い換え例
ここでは「情報共有を図る」の敬語表現を詳しく解説します。
4-1. 社外向けの敬語表現
・情報共有をさせていただきます
・情報を共有させていただければと存じます
・情報を共有いたします
・関係各位へ周知いたします
例文
本件につきまして、関係各位へ情報を共有いたします。
最新状況を共有させていただければと存じます。
「図る」よりも「共有いたします」とする方が自然な場合も多いです。
4-2. より丁寧な言い換え表現
・情報共有の機会を設けさせていただきます
・関係部署へ周知徹底いたします
・内容を改めてご説明申し上げます
例文
今後は定期的に情報共有の機会を設けさせていただきます。
詳細につきましては、改めてご説明申し上げます。
「敬語」を正しく使いながら、具体的な行動を示すことが大切です。
5. 「情報」「ビジネスメール」「言い換え」「情報共有を図る」「敬語」を踏まえた例文集
5-1. 社内向けメール例
件名 プロジェクト進捗の共有
現在の進捗状況について、最新データを共有いたします。
各自ご確認のうえ、ご意見がございましたらお知らせください。
ここでは「情報」を「進捗状況」「データ」と具体化しています。
5-2. 取引先向けメール例
件名 市場動向のご案内
参考情報として、最新の市場動向をお知らせいたします。
今後のご検討材料としてご活用いただけましたら幸いです。
「情報共有を図る」とせず、「お知らせいたします」と自然に言い換えています。
5-3. 会議後のフォローメール例
件名 本日の会議内容の共有
本日の会議内容につきまして、関係部署へ周知いたします。
追加事項がございましたら、随時共有いたします。
「情報共有を図る」の代わりに、具体的な行動を明示しています。
6. ビジネスメールで「情報」を言い換える際の注意点
6-1. 抽象語を避ける
「情報」という言葉だけでは、内容が曖昧になります。可能な限り、
・資料
・数値
・報告内容
・議事録
など具体化しましょう。
6-2. 敬語の使い過ぎに注意
「共有させていただきます」は便利ですが、多用するとくどくなります。
状況に応じて、
・共有いたします
・お知らせいたします
・ご報告申し上げます
と使い分けましょう。
6-3. 行動を明示する
「情報共有を図る」よりも、
・資料を送付いたします
・説明の場を設けます
・関係部署へ周知します
といった具体的表現が望ましいです。
7. まとめ 「情報」のビジネスメールでの言い換えと「情報共有を図る」の敬語活用
「情報」は便利な言葉ですが、ビジネスメールでは具体的な「言い換え」と適切な「敬語」が重要です。
ポイントは以下の通りです。
・「情報」は内容に応じて具体的に言い換える
・「情報共有を図る」は「共有いたします」「周知いたします」と自然に表現する
・敬語は簡潔かつ適切に使う
・抽象的な表現を避け、行動を明示する
「情報」「ビジネスメール」「言い換え」「情報共有を図る」「敬語」というkwを意識しながら文章を整えることで、より伝わりやすく信頼感のあるメールになります。
ぜひ本記事の例文を参考に、実務で活用してみてください。
