ビジネスメールにおいて、相手に情報を伝える際に適切な表現を使うことは非常に重要です。その中でも「下記の通りとなります」というフレーズは、特に報告や説明を行う際に頻繁に使用されます。しかし、使い方を誤ると相手に対して不快感を与えることもあります。本記事では、この表現の意味や正しい使い方、注意すべき点について詳しく解説します。
1. 「下記の通りとなります」の意味と用途
1-1. 「下記の通りとなります」とは？
「下記の通りとなります」という表現は、文字通り「下に記載された内容が事実であり、これが確認されたことを伝える」といった意味になります。ビジネスシーンで使う際は、特に報告や指示、説明を行う際に非常に便利な表現です。このフレーズを使うことで、文章を簡潔にし、相手に伝えたい内容を明確に伝えることができます。
1-2. 「下記の通りとなります」の用途
この表現は、書面やメールにおいて、重要な情報や指示、報告内容を述べる前に用いられます。例えば、会議の議事録や、会議後の対応事項を伝える際、あるいは顧客への報告書で使用することが一般的です。言葉の堅さや文脈によって、内容の信頼性を強調する役割を果たします。
2. 「下記の通りとなります」を使う際の注意点
2-1. 前提を明確にする
「下記の通りとなります」という表現は、何かを伝える際に使う言葉ですが、必ずしもその前に伝えた内容や背景が明確でないと、相手が理解しづらくなります。事前に相手が理解できるような文脈や前提を説明してから使うことが重要です。
例文
「お忙しいところ恐縮ですが、以下の通りご確認いただきますようお願い申し上げます。」
2-2. 使用時には簡潔さが求められる
ビジネスメールにおいては、相手が迅速に理解できるように簡潔に表現することが重要です。「下記の通りとなります」を使用する際も、情報をできるだけ簡潔に伝えるよう心掛けましょう。
例文
「下記の通りとなりますので、何卒ご確認のほどお願い申し上げます。」
2-3. 適切な場面で使う
この表現は、必要な情報を伝える際に効果的ですが、使用する場面によっては不自然に感じられることもあります。例えば、非常にフランクなやり取りをしている場合には、「下記の通りとなります」を使うと堅苦しく感じられるかもしれません。このため、相手や状況に応じた表現を選ぶことが大切です。
例文
「以下の通りとなりますので、ご確認ください。よろしくお願いいたします。」
3. 代替表現とその使い分け
3-1. 「以下の通りです」
「下記の通りとなります」の代わりに「以下の通りです」という表現を使うこともできます。「以下の通りです」の方が、少し柔らかい印象を与えることができますが、ビジネスメールの中で十分に丁寧に伝えることができます。
例文
「以下の通りですので、よろしくお願いいたします。」
3-2. 「ご確認いただけますようお願い申し上げます」
「下記の通りとなります」という表現を使う際に、後に続く内容として「ご確認いただけますようお願い申し上げます」と続けることで、さらに丁寧な印象を与えることができます。この表現は、相手に確認をお願いする際に使われます。
例文
「下記の通りとなりますので、ご確認いただけますようお願い申し上げます。」
3-3. 「ご案内申し上げます」
同様の意味合いで、「ご案内申し上げます」という表現を使うことも可能です。このフレーズは、相手に情報を提供する際に使う非常に丁寧な表現です。
例文
「この度は、以下の通りご案内申し上げます。」
4. 「下記の通りとなります」を使ったビジネスシーンの実例
4-1. 会議の結果報告
会議の結果を伝える際には、議事録や要点を簡潔にまとめ、相手に伝えることが求められます。このとき、「下記の通りとなります」を使うと、明確に結果を伝えることができます。
例文
「先日の会議の結果、下記の通りとなります。1. 顧客との次回会議は来月初めに決定 2. 新プロジェクトの開始は来週月曜日から」
4-2. 業務指示
業務指示を伝える際にも「下記の通りとなります」は便利な表現です。具体的な指示内容を相手に伝えるときに、非常に適しています。
例文
「今後の業務については、下記の通りとなります。1. 月末までにレポート提出 2. 週明けに全員で会議」
5. まとめ
「下記の通りとなります」という表現は、ビジネスメールや文書で非常に便利なフレーズです。しかし、使い方や場面に応じて適切な表現を選ぶことが大切です。前提を明確にすること、簡潔に表現すること、そして状況に応じて代替表現を選ぶことを意識しましょう。ビジネスメールでの正しい表現を使うことで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
