ビジネスメールを送信した後に、「伝え忘れたことがある」「補足したい内容がある」と気づいた経験はありませんか？そのようなときに使うのが「追記」です。本記事では、メールでの「追記」の適切な使い方や注意点、具体的な例文について詳しく解説します。
1. メールにおける「追記」とは何か
「追記」とは、すでに送った内容に追加して情報を補足することを指します。ビジネスメールでは、伝え忘れた情報や補足すべき事項を別のメールで追記することで、誤解やトラブルを防ぐ役割を果たします。
1-1. 「追記」は補足と丁寧な配慮の表れ
追記は単なる情報の追加ではなく、相手にとって分かりやすく丁寧な配慮のひとつです。特に重要な事項や、前のメールに含まれなかった内容をきちんと整理して伝えることで、信頼感や誠意が伝わります。
1-2. 追記が必要になる主なケース
メールで追記が必要となる場面には、以下のようなケースがあります。
- 送信後に内容の漏れやミスに気づいたとき
- 相手の返信前に追加情報が出たとき
- 重要な内容を補足する必要があるとき
これらの場合、早めに追記メールを送ることが望ましい対応です。
2. 追記メールの基本構成とマナー
追記メールは、すでにやり取りが始まっている相手に送る追加連絡です。本文の書き方だけでなく、件名や挨拶文にも注意を払う必要があります。
2-1. 件名には「追記」や「補足」を明記
件名で追記であることを明確に伝えると、相手が内容を把握しやすくなります。
例1：【追記】本日の会議資料について 例2：【補足】ご案内メールの件
件名に「追記」や「補足」といった語を入れることで、注意喚起にもなります。
2-2. 挨拶と謝意を忘れずに
追記メールでは、前回のメールに対する感謝や、再度の連絡を詫びる一言を添えるのが丁寧です。
例：先ほどはメールをお送りいたしましたが、追記がございますのでご連絡申し上げます。
形式的すぎず、相手に配慮したトーンが好印象を与えます。
2-3. 本文では簡潔に要点を伝える
追記部分が長すぎると、読み手に負担を与えてしまいます。補足内容は簡潔に、明確に伝えることが大切です。既に伝えた内容との関連性がわかるように書くのがポイントです。
3. 具体的な追記メールの文例
実際のビジネスシーンで活用できる、追記メールの文例をいくつかご紹介します。状況や相手によって調整してお使いください。
3-1. 会議案内への追記
件名：【追記】会議の開始時間について ○○様 いつもお世話になっております。 先ほどお送りした会議のご案内に関しまして、追記がございます。 会議の開始時間が10:00から10:30へ変更となりました。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
3-2. 書類送付後の補足
件名：【補足】資料送付について ○○様 先ほど資料をお送りいたしましたが、1点補足がございます。 P.5のグラフに関しましては、今週末の更新版に差し替え予定です。 改めて最新版をお送りいたしますので、よろしくお願いいたします。
3-3. 誤記の訂正を含む追記
件名：【訂正と追記】ご案内メールの内容について ○○様 お世話になっております。 先ほどのご案内に誤りがございましたため、訂正と追記をさせていただきます。 誤：4月15日（金） 正：4月12日（金） 大変申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
4. 追記メールを送る際の注意点
追記メールは相手に負担をかける可能性もあるため、内容や送信タイミングには注意が必要です。以下のポイントを意識することで、より丁寧な対応ができます。
4-1. 送信タイミングは早めに
追記が必要と判断したら、できるだけ早く送信しましょう。相手がすでに前のメールを確認・対応していた場合、混乱を招くことがあるためです。
4-2. 繰り返し追記をしない
追記メールを何度も送ると、相手に煩雑な印象を与えてしまいます。可能であれば、内容を整理して一通のメールにまとめる工夫が必要です。
4-3. トーンは丁寧かつ謙虚に
「追記して当然」という姿勢ではなく、あくまで相手の時間をいただくことへの配慮を忘れず、丁寧で謙虚な言葉遣いを心がけましょう。
5. まとめ
メールでの「追記」は、ビジネスにおいて丁寧なコミュニケーションを実現するための大切な手段です。適切なタイミングで、正しい表現とマナーを持って追記することで、相手との信頼関係を損なうことなく、スムーズなやり取りが可能になります。今回ご紹介したポイントと文例を参考に、実務に役立ててください。
