ビジネスシーンでは、ミスや不適切な行動に対して「厳重に注意する」という表現が用いられることがあります。しかし、この言葉は使い方を誤ると相手との関係性に悪影響を及ぼす可能性も。適切な使い方と注意点を理解しておくことが重要です。
1. 「厳重に注意」とはどういう意味か
1-1. 「厳重」の意味
「厳重」とは、「きわめて注意深く」「厳しく慎重に物事を行う様子」を表します。「厳重警戒」「厳重管理」など、強い警戒心や管理体制を示す言葉です。
1-2. 「注意」の意味
「注意」は、「気を配ること」「警戒すること」「警告すること」など多義的な意味があります。ビジネスの文脈で「注意する」とは、何かしらの行動や言動に対して改善を促す指摘を行う場合が多いです。
1-3. 組み合わせた意味
「厳重に注意する」は、相手に対して強い姿勢で改善を促す表現です。「単なる注意」よりも重い意味合いを持ち、再発防止や責任の所在を強調するニュアンスが含まれます。
2. ビジネスにおける「厳重に注意」の使い方
2-1. 上司から部下へ
業務上の重大なミスやコンプライアンス違反などが発生した際に使われます。例文としては以下の通りです。
今回の件については、社内ルール違反が見受けられましたので、厳重に注意させていただきます。
2-2. メールでの表現例
文書やメールでの「厳重に注意」は、やや硬い印象を与えるため、柔らかく伝えたい場合は工夫が必要です。
ご指摘いただいた件につきましては、当方でも厳重に注意を促してまいります。
今後は同様の事象が発生しないよう、厳重に注意を払って業務にあたります。
2-3. 外部への表現
取引先や顧客に対しては、やや表現を和らげた形で使用することが多いです。
社内にて事実確認を行い、該当者には厳重に注意いたしましたことをご報告申し上げます。
3. 「厳重に注意」の適切なタイミングと注意点
3-1. 言葉選びに注意する
「厳重に注意」は強い表現であるため、使うタイミングや相手の立場に注意が必要です。感情的になって使用すると、パワハラやモラハラと捉えられる可能性もあるため、冷静に状況を見極めることが大切です。
3-2. 文書に残すべきかどうか
「厳重に注意しました」と記録に残すことは、今後の再発防止策や評価にも関わってきます。ただし、その記録が過度なプレッシャーとならないよう配慮が必要です。
3-3. フォローアップを忘れずに
注意した後のフォローが欠けると、相手に「叱られただけ」の印象を与えてしまいます。「改善の方向性」や「期待している点」を明示することで、建設的な指摘に変わります。
4. 「厳重に注意」の言い換え表現
4-1. 柔らかい表現に変換する
状況に応じて、もう少しソフトな表現を使うことが望ましい場合があります。
十分に注意を払ってください
今後は一層の配慮をお願いいたします
注意喚起を行っております
4-2. 類語とそのニュアンス
言い換え表現 ニュアンス
注意喚起する 一般的かつややソフトな言い回し
指導を行う 改善指導というニュアンスが強い
口頭で注意しました 状況の軽さを表すが記録として残りにくい
厳しく対応いたしました 強い対応をしたことを表現する丁寧語
5. トラブル防止のために気をつけること
5-1. 感情を排し、事実に基づいた表現を
注意を促すときは、個人攻撃や感情的な言葉は避け、事実とルールに基づいた伝え方を意識しましょう。
5-2. 相手の人格ではなく行動に言及
「あなたはだらしない」ではなく「今回の○○という行動について、改善が必要です」というように、具体的に伝えることで誤解や反発を防ぐことができます。
5-3. 相手の立場を尊重する言い回しを
たとえミスがあったとしても、相手を尊重する姿勢を持つことで、今後の関係性も円滑に保つことができます。
6. 「厳重に注意」を活かす組織づくり
6-1. 注意が信頼関係を深めることもある
「厳重に注意」という言葉は、一見ネガティブな印象を与えるかもしれませんが、適切に使えば組織内の信頼関係を築くきっかけにもなります。たとえば、ミスをただ叱るのではなく、「あなたには期待しているからこそ伝えたい」という姿勢を添えることで、相手は前向きに受け止めやすくなります。こうしたコミュニケーションが、上司と部下の間の信頼感や、一体感を育むことにつながるのです。
6-2. 注意する側も自身の姿勢を見直す
注意する立場にある人が、自分の言動や伝え方を振り返ることも重要です。一方的な叱責は逆効果になりかねません。相手に敬意を持ち、冷静かつ客観的に伝える姿勢を心がけることで、「厳重な注意」が指導として機能しやすくなります。あくまで目的は、相手の成長と業務改善であることを念頭に置き、人格攻撃にならない表現を選びましょう。
6-3. 組織全体で共有するルールと姿勢
「厳重に注意」の基準が曖昧なままだと、注意された側が不公平感を抱く可能性があります。したがって、ミスやトラブルに対する基本的な対応方針を組織全体で明確にし、共有しておくことが望ましいでしょう。就業規則や行動規範の中に注意・指導に関するガイドラインを設けておくことで、注意を受けた側も納得しやすく、透明性のある対応につながります。
