ビジネスメールや会話の中で頻繁に使う「確認しました」という表現。便利な言い回しではありますが、状況や相手によってはもっと丁寧な言い方や適切な言い換えが求められることがあります。本記事では、「確認しました」の正しい敬語表現、具体的な使い分け、注意点を詳しく解説します。
1. 「確認しました」は敬語として適切か？
1.1 敬語としては「丁寧語」に分類される
「確認しました」は基本的に丁寧語であり、ビジネスメールなどで日常的に使われる表現です。「〜しました」は動詞の丁寧形なので、一般的には失礼にはあたりません。ただし、目上の人や取引先とのやりとりでは、もう一段丁寧な表現が求められる場合もあります。
1.2 フォーマルな場では丁重語・謙譲語が好ましい
「確認いたしました」「拝見いたしました」などの表現は、より丁寧で、フォーマルな場面に適しています。社外メールや上司への報告などでは、こうした敬語の使い分けが重要です。
2. 「確認しました」の言い換え表現と使い分け
2.1 「確認いたしました」
もっとも一般的な敬語表現です。「確認しました」よりも丁寧で、社外メールやフォーマルなビジネスシーンでも安心して使えます。
例：
ご送付いただいた資料、確かに確認いたしました。
2.2 「拝見いたしました」
「見る」の謙譲語である「拝見する」を使った表現。相手の資料やメール、書類などを確認した場合に適しています。
例：
添付の提案書、拝見いたしました。
2.3 「承知いたしました」
「確認した結果、理解した・把握した」というニュアンスの際に使います。情報を受け取って同意・理解したことを表現するのに適しています。
例：
ご連絡いただいた件、承知いたしました。
2.4 「目を通しました」
少しカジュアルではありますが、「ざっと確認した」ことを伝える表現。内部の同僚や部下とのやり取りに向いています。
例：
資料、ひととおり目を通しました。
2.5 「確認のうえ対応いたします」
「確認しました」のみではなく、その後の行動を示すことで、能動的な印象を与える表現です。
例：
内容を確認のうえ対応いたします。
3. 「確認しました」を使う際の注意点
3.1 相手によって敬語レベルを調整する
社内の同僚には「確認しました」で十分ですが、上司や取引先には「確認いたしました」や「拝見いたしました」など、より丁寧な言い換えが適切です。相手との関係性に応じて敬語の段階を使い分けましょう。
3.2 確認内容を明記することで信頼感が増す
単に「確認しました」だけで終わらせるのではなく、「〇〇を確認いたしました」と内容を明記することで、相手の安心感や信頼感を高めることができます。
3.3 メールでは文章の流れも意識する
「確認しました」をメールで使用する場合は、前後の文脈に注意しましょう。文頭や文末で使いすぎると単調になりがちなので、「ご確認ありがとうございます」や「お手数をおかけいたしますが〜」といったクッション言葉と組み合わせるのが効果的です。
4. シーン別の活用例文
4.1 社内向け：上司への報告
お送りいただいた議事録を確認いたしました。内容に相違はございません。
4.2 社外向け：クライアントへの返信
ご依頼いただいた日程での会議開催、確認のうえ調整いたしました。当日はよろしくお願いいたします。
4.3 メールでの使用例
件名：資料確認のご連絡
本文：
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご送付いただいた資料を拝見いたしました。内容を確認し、問題ございませんでした。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
5. ビジネスメールでのNG表現とその改善
5.1 「見ました」「読みました」などのカジュアルすぎる表現
「見ました」や「読みました」は口語的であり、ビジネスメールには適しません。これらは親しい間柄やカジュアルな場でのみ使用しましょう。
NG例：
提案書、見ました。
改善例：
提案書を拝見いたしました。
5.2 「了解しました」は上司や社外では避ける
「了解しました」は対等または目下に対する表現であり、上司や取引先に使うのは適切ではありません。
NG例：
ご依頼の件、了解しました。
改善例：
ご依頼の件、承知いたしました。
6. 「確認しました」以外でよく使う関連敬語表現
6.1 「お確かめください」
相手に確認を促す丁寧な表現。依頼や確認のお願いとして非常に有効です。
例：
添付ファイルの内容をお確かめいただけますでしょうか。
6.2 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
依頼文の締めくくりによく使われる定型句で、柔らかく丁寧な依頼のトーンを伝えることができます。
例：
添付資料をご確認のうえ、ご返信のほどよろしくお願いいたします。
6.3 「ご査収ください」
主に資料の受け取り・確認を依頼する際に使われます。「ご確認ください」よりもやや形式的な印象を与えます。
例：
本日発送いたしました請求書をご査収くださいますよう、お願い申し上げます。
7. まとめ：状況に応じた言い換えで印象が変わる
「確認しました」という言葉は便利でよく使われる一方、敬語のレベルを意識せずに使用すると、誤解を招いたり、失礼になる恐れがあります。相手や場面に応じて、「確認いたしました」「拝見いたしました」「承知いたしました」などを適切に使い分けることが、信頼されるビジネスパーソンへの第一歩です。日常業務の中で自然と使いこなせるよう、実例を通じて習得していきましょう。
