依頼やお願いをする際に使う「大変かと存じますが」は、相手への気遣いを伝えることができる非常に便利な表現です。ビジネスメールでは、直接的な言い方を避けて丁寧に伝えることが求められる場面が多く、「大変かと存じますが」はその役割を果たします。本記事では、この言葉の意味や使い方、適切な使用タイミング、類似表現との使い分け、具体的なメール例文までを網羅的に解説します。
1. 「大変かと存じますが」の意味と役割
1-1. 言葉の意味
「大変かと存じますが」は、「ご負担になることとは承知していますが」という気遣いの気持ちを含む表現です。「大変」は困難や忙しさ、「存じます」は「思います」の謙譲語であり、丁寧な響きをもたらします。
1-2. クッション言葉としての機能
この表現は、単に依頼やお願いを伝えるだけでなく、「相手に無理をさせてしまうかもしれないことを理解している」という前置きを入れることで、心理的負担を軽減します。そのため、依頼が通りやすくなる効果も期待できます。
2. 使用例と活用シーン
2-1. 社外メールでの使用例
件名：資料ご提出のお願い（至急）
本文：
お世話になっております。
大変かと存じますが、会議準備の都合上、本日中にご提出をお願いできれば幸いです。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
このように、相手に配慮しつつも、期限や目的を明確にすることで、丁寧ながらも要望が伝わりやすくなります。
2-2. 社内の連絡に使う場合
「大変かと存じますが、来週の会議資料について、前倒しでご確認いただけますと幸いです。」
→ 忙しい中でも依頼を通したい場合に有効です。
3. 適切な使用タイミング
3-1. 相手の手間がかかる依頼
・急な対応をお願いする場合
・作業量が多い場合
・本来相手の担当ではないことを頼む場合
3-2. 目上の方や取引先に対して
社内でも上司に依頼する場合や、取引先・顧客に対してお願いごとをする際には、失礼がないように配慮が必要です。「大変かと存じますが」はその目的に最適な表現です。
4. よくある使い方のパターン
4-1. よくある構文
・大変かと存じますが、〇〇をお願い申し上げます。
・大変かと存じますが、〇〇いただけますと幸いです。
・大変かと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
4-2. 組み合わせて使いやすい表現
・恐れ入りますが
・ご多忙の中恐縮ではございますが
・お手数をおかけしますが
例：
「恐れ入りますが、大変かと存じますが、本件について再度ご確認いただけますでしょうか。」
5. 言い換え表現との違いと使い分け
5-1. 「ご多忙のところ恐縮ですが」
相手の「忙しさ」に焦点を当てた表現で、時間的制約への配慮が強調されます。
5-2. 「恐れ入りますが」
広く使える表現ですが、「大変かと存じますが」に比べると相手の大変さへの共感が薄くなります。
5-3. 「ご無理を承知で」
やや強く頼むニュアンスになります。「お願いが無理であることを認識している」と強調する場面に適しています。
6. 英語での対応表現
6-1. よく使われるフレーズ
・I understand this might be difficult, but…
・I realize this may be a burden, however…
・Though it may be inconvenient, I’d appreciate if…
6-2. 英文メール例
Dear Ms. Sato,
I understand this might be difficult due to your schedule, but we would greatly appreciate it if you could review the draft by Friday.
Thank you in advance for your cooperation.
7. 注意点と誤用の例
7-1. 何度も使いすぎない
メール1通に何度も使うと、くどい印象や形式的な印象を与えてしまいます。適度な回数で使い、他の表現と組み合わせましょう。
7-2. 本当に大変な内容かどうかを判断
簡単なお願いや軽微な確認でもこの表現を使うと、大げさに聞こえる可能性があります。言葉の重さに合った内容かどうかを意識することが大切です。
8. よくある質問（FAQ）
8-1. 社内で頻繁に使ってもよいですか？
頻度に気をつければ問題ありません。とはいえ、すべてのお願いに同じ表現を使うと単調になりますので、クッション言葉を使い分ける意識が重要です。
8-2. カジュアルな文面には不向き？
はい。この表現は非常にフォーマルな言い回しであるため、フランクなチャットや社内SNSなどには適していません。目的と文脈に応じて選びましょう。
まとめ
「大変かと存じますが」は、ビジネスメールで丁寧に依頼やお願いをする際に非常に有効なクッション表現です。相手の負担に配慮する気持ちを伝えることで、より円滑なやり取りが可能になります。ただし、場面に合った使い方や表現の重みを意識することも忘れず、他の表現との併用でより自然で洗練された文章を目指しましょう。
